Ahmed Al Kiremli: Hi everyone this is Ahmed Al Kiremli and welcome to Be Efficient Tv. The mission of this web TV show is to boost the efficiency of your business and life through tips and tricks from leading experts. Today I have with me David Allen he is an expert in productivity and time management, he is the best-selling author of getting things done, welcome to the show David.

David Allen: Glad to be here on the banks.
Ahmed Al Kiremli: It’s a pleasure to have you, so from studying history to more than 35 different professions before the age of 35 take us through this journey and then how you became a productivity expert and you worked in so many different jobs like a magician, karate teacher, travel agent, salesman, take us through this amazing journey.
David Allen: Well obviously I didn’t know what I wanted to do when I grew up. I thought I was going to be an academic, I was studying history I loved history, at some point I decided I wanted my own enlightenment instead of studying people who had theirs, so I decided to hop out of the academic world and go into the more day-to-day kind of real-world and experience those kind of things just for myself and again I wasn’t really clear I didn’t have any particular drive to be in any one particular profession so I wound up saying okay what’s a good job that I can still use to pay the rent while doing this long-term exploration and I wound up of course working with a lot of friends actually entrepreneurs small business people and I was in the entrepreneur I was sort of the number two guy, I would walk in and usually I would look around and say well obviously how can I improve the situation what value can I add and 95% of the time the value was improving their process. They were makers, they made this thing up and tried to make it work and a lot of what was creating their problems and their stress were inefficient ineffective systems and processes and I just learned probably since I was born I just wake up in the morning and go how much easier can I do anything that I’m doing? I thought everybody felt that way but obviously that something unique to me I just kept going how lazy can I be installed at the work done? So I looked at that and of course I would get somewhat bored after I fixed the process and then looked around and move around and followed my nose essentially and overtime I began to see a lot of common denominator’s across all of the small businesses and at the same time I recognized and realized that I really like coming to sort of work on a project by project basis and then I realized they actually pay people to do that and they call them consultants and I grew up in a world where that was not a viable I didn’t even know what it was… They actually pay people to do that I was like that’s interesting so at one point I hung up my shingle and said okay now I am one. Let me see if I can discuss so my services on a project by project basis because that’s ultimately what I like to do to begin with and that worked. Of course I got very hungry very fast to find out what are some of the models that are foolproof that I don’t like making mistakes and I like making sure that I produce value and also I liked to be able to find something that applied to everybody that wasn’t specific to a particular industry of any sort. And I had some great mentor is back then were I learned some little pieces of the GTD, getting things done methodology. So I didn’t make all that up there was a piece here and a piece there and I began to then utilize them first of all for myself I was out of control and needed more help than anybody so I was looking for these techniques for myself how do I stay clear and how do I stay focused on what I was doing as my world became more sophisticated or complex. I got very attracted to what I referred to now is the strategic value of clear space, I certainly have a lot of training and that in the martial arts where you had a lot of practice of clearing your head, meditative exercises so that one 4 people jump you in a dark alley you can be fully present as opposed to having 3000 emails stuck in the back of your brain so being clear was a very practical and real thing also it was a great experience to be able to have essentially nothing on your mind to have clear space to be able to focus and put your attention where you want it with 100% effectiveness and focus. So all of those kind of things came together there was no one big epiphany it was just a long string of epiphanettes as I say and then began to put together experiencing for myself I then turned around and use them with my clients and it worked, it all worked and people started to implement these techniques without exception it created more of a sense of stability more of a sense of control more of a sense of focus and clarity and I thought wow that’s kind of cool. So that was the beginning of another very long story because as I say it took me 20 to 25 years to figure out what I figured out and that actually was unique and nobody else seemed to have come up with it the way I did and that’s when I decided to write getting things done but I had been doing this work one-on-one with entrepreneurs for years and even early on I have been asked by a major corporation to come in and take the work I was doing with individuals and executives and format a similar plan around that to reach hundreds or thousands of people not just one of the time with this best practice. So that began my career essentially in the corporate training world where a lot of my material was then implemented and brought in by human resources or training and development or some executives that said hey while I get this this is really great I want all of my staff to get this and understand it and applied as well so that was back in the early 80s and since then it’s been 20 years and I have a lot more experience and by that point I figured okay this is bulletproof stuff and nobody can punch a hole in it so I guess it’s time to write the manual so that’s what I did, with getting things done when I first published that in 2001 in hardback I wrote it and put it all in there.
Ahmed Al Kiremli: So you were a consultant for 20 years before publishing the book?
David Allen: Yes, I was doing that consulting and training I was also doing quite a bit of standup one and 2 day one in today’s seminars and sign of large corporations that were bringing me and for that purpose but at the same time literally thousands of hours one-on-one deskside with some of the busiest and brightest and sharpest people on the planet testing this model. So that was really my game, writing was not my day job for sure.
Ahmed Al Kiremli: On a personal level did you where you like a good employee did you like employment life and how did you notice the shift what you call it as a consultant entrepreneur can you compare these two lives?
David Allen: I was a really good number two guy, if somebody had a vision and somebody had energy and momentum than as a really good guy to help that process so I didn’t really have my own entrepreneurial direction if you will until some point I had 2 or three partners and we went through various incarnations of sort of consulting practices and at one point I said look this thing that I’m doing seems to be pretty unique I seem to be the major flame bearer or flag holder of it and I bought out to partners and then my wife at the time just decided to scale back what we’re doing to just turned me essentially my name had my brand equity than the process and it was a lot easier to sell a personality then a process so I said okay let me put my name on the masthead so we became the David Allen Company so that really started in 1996 or seven and that was when I decided okay I better write the book obviously to good business card but also I figured if I got run over by a bus somebody at some point would figure all this out but I thought I’d that arrest the manual. Also because I never had enough time to go into all the implications and applications of the detail of what this model really signified even when working one-on-one with people or in a training context I said I know a lot more and have had a lot of miles on my tires here and a lot of experience that I better just get down to the manual so that essentially became the book.
Ahmed Al Kiremli: What helped you the most in terms of marketing yourself as a consultant before the book and after the book after the book the ripple effect started or now I see that you don’t do that much marketing because you are already in demand but like back then until this day how did you do that and how many employees do you have now?
David Allen: Well there’s lots of versions of that story along many years I never really did any marketing per se I thought I was not a very good marketer or salesperson but it turned out I could wind up selling it because I was so enthused about the product and one day my sales strategy was to do the most fabulous good work I could, keep the same phone number and take advantage of all the opportunities to engage in people who had any interest that was pretty simple, that’s the way it still is, but still what I do. Never really had a lot of success with trying to get people to market who didn’t buy into the technology or methodology itself, there are probably people that could do that but I never really had much success in doing that as I began I had some big corporate clients because of their demand I needed to train other trainers to be able to deliver this work so I began to scale the set of minor level by getting other people that were coaching and training who understood the getting things done methodology and were really good at coaching and training so I built a small staff doing that and they were the people who basically sold it because they would go out and do great work and people said well I want them to come back, so my sales training and training training were go do it, if they want you back you are in.
Ahmed Al Kiremli: How many people do you have now?
David Allen: In the company now there are probably 25 or 28 and then we have several contract trainers and consultants that work with us on demand as we need that and we are now franchising our training program globally so we’re getting franchisees and just starting a global program of train the trainer and training master trainer so they can trained and certified trainers for the getting things done training within their own regions and languages, that’s a big project as you can imagine.
Ahmed Al Kiremli: So what do you need from the franchisees how much do they pay franchise fee how long does the training take what is the requirement…?
David Allen: It’s very unique given the different markets obviously Panama has a different market than India and we are actually partnered with a company that is structuring all of the business and management side and legal side of the franchise for the process, SMCOV.com is our partner in that regard. They are our partners now that are actually because they have and are familiar with the network and all of the enzyme doubts about a do that. I looked at that possibility and said this is much bigger gum that I know how to chew so I was delighted to have some of the best in the world show up and say hey let’s partner with you because we can do that so our company is responsible and accountable just for the IP and certifying the master trainers and maintaining a community practice of our trainers around the world and building that. So we’re in the middle of that right now, we’ve already been in there for over two years but it’s just beginning to get traction, it’s one of the reasons my wife Catherine and I moved to Amsterdam six months ago.
Ahmed Al Kiremli: They are based in Amsterdam the company?
David Allen: No, I am.
Ahmed Al Kiremli: To be in the middle of the world?
David Allen: Yes to the in the middle of the world for a couple of reasons, I have a CEO of our small company still in our office in California near Santa Barbara so we’re still maintaining that office and we have a pretty virtual company just like we are talking on Skype your letter we do all day long around the world our head of David Allen Academy is in Medellin Colombia, I’m in Amsterdam, we have a number of folks in California some in New York, and then we have our network of the people going around the world starting to get traction around the world in the UK and Ireland, great partners there and also in Scandinavia and the Germanic countries and middle and Eastern Europe starting to pick up I was just in Budapest supporting our start up there. So it is slowly spreading around the world, it’s been a big vision for a long time at some point I really realized that this methodology had no cultural bias there was no gender bias there is no personality bias everybody needs this, anybody who needs to keep track of more than one thing that they can’t finish when I think of it can utilize this the value that this methodology brings and always without exception it improves conditions it allows people to flourish in whatever they are doing which looks very different for a 24-year-old rock musician or a 54-year-old attorney with three kids but it still gets a methodology and still the same ability to flourish within their own terms to give them more room more space more ability to focus on the more meaningful things and meaningful at 24 is a different set of things that meaningful at 54. But it allows the same kinds of freedom and the same kind of flourishing. All that said, I said well at some point with the success of the book, the book slowly became a bestseller and wasn’t like an overnight but certainly the first year at least the bestseller mark and it has continued, it’s been on the bestseller list for 13 or 14 years now. And so I figured well at that point my wife and I decided we could just keep this boutique and to meet do my own speaking engagements and my individual thing because a lot of business gurus that’s they don’t want to manage people either but at a certain point we said the world keeps knocking on our door I get an email three a week from all over the world going over David this is fabulous stuff I read your pocket change my life I want to be a consultant for you I want to take this to Romania I want to take this to Japan so I guess we can’t really ignore that because this stuff does produce such great value and that’s what my wife and my interest is, how much good can we do on the planet before we leave it? So we decided to take that route and figure out how to scale it, obviously the strategy there the partnerships with people who had channels that could help distribute us as well as using technology and that is still our strategy so as a business essentially our focus is still staying small high-quality, small Giants, a little company that’s doing extremely high-quality global work with partners.
Ahmed Al Kiremli: So if somebody asks for David Allen to speak somewhere in the world do you send a franchisee to speak or is it only for the training you send the franchisees?
David Allen: It depends on how much they are willing to pay, I’m the big bucks but if they want the guy that wrote the book, supply and demand if I can, that allows you the freedom to go do that, I was just in Dubai I was just in Oslo I was just in Nashville Tennessee, although verse oh that’s not a huge part of what I’m doing and still very much involved in helping craft our training design for the world and also helping support those franchisees as well as our work back in the US also so it’s whoever wants it at whatever scale so people can get everything from virtual coaching over the computer around the world we are doing quite a lot of that we have 2 or three coaches that are fabulous back in the states they do it all over the world, just through that medium, obviously every once in a while I get somebody who says David hang out with me for a year so I never have to learn this again and I say okay, let’s do one-on-one it will cost you a bunch but you get 10 sessions and you will never need me or anything like this again because you will have that embedded as a set of behaviors and everything in between. Large keynote speeches, I have a great staff, there are some quality folks here who have their own brand and reputation who are really good at doing keynote speeches in seminars and one-on-one coaching.
Ahmed Al Kiremli: So let’s get into technicalities, what are the five steps or stages to apply order to chaos to organize our life and business?
David Allen: Well you need to first of all be sure or collect or identify the things that are not on cruise control the things that are on your mind the things that have your attention and secondly you need to than clarify exactly what those things are and what they mean and what you are going to do about them if anything, thirdly you need to organize the results of that thinking and decision-making in terms of the content that you come up with of the work to do and what things mean and so forth that you have incorporated that you’ve received or taken in or thought up after you organize it then you need to build that organization system with a reflection process and a review process so you need to step back and see the totality of the commitments that you made and the work you need to do and the things you need to focus on from a larger perspective regularly so then stage V you need to engage your attention and focus your resources and a trusted way because now you’ve seen the whole game and now it’s time to make that call, now it’s time to take a nap, now it’s time to work on a strategic plan now it’s time… Those are made from a place of trust instead of a place of hope instead of being driven by the latest and loudest so those are the five stages but I didn’t really make those up I just identify them that’s how you get your kitchen under control as well as your company.
Ahmed Al Kiremli: So the system works and everything can you take us through if we take David Allen for an example, take us through your life and what are the tools that you use through this five-step process?
David Allen: Sure, the first step is really if there was the most critical step it’s the first one that is to capture things that are potentially meaningful to you and put them in the trusted bucket that you will than sooner than later decide what to do about it and the trusted bucket the least trusted bucket is your head, cognitive science is now proven and done a lot of research in the last 20 years to basically validate what my methodology figured out 30 years ago on the street which is that if it’s in your head it’s in the wrong place, your head is for having ideas but not for holding them so being able to capture anything, Little big personal professional so that it doesn’t take up more sort of mental or cognitive space that it is meant to… You should only have an idea once, if you keep rehabbing the idea like oh I need to oh I should oh yes I need to and you are not being appropriately engaged with your own commitment about whatever that thing is so step one is to identify those things by very simply writing it down, obviously the most basic thing for writing things down, right there, paper and pen. There’s a note from this morning, so this is with me probably 90% of my life started as a harebrained idea, a crazy note I took right here and so just to capture tools without pen and paper you can’t beat, and you can also capture using recording devices you could SIRI note on to your phone, you can jot yourself a note on to Evernote in your in basket you can call yourself your own answering machine you can record stuff there are a lot of ways you can do it often times and just writing notes and throwing them in my own physical in basket so it’s just a way to make sure that any potential idea that might have value what I don’t want to do is force myself to have to decide and organize what everything means and that’s what the problem is, most people keep all that stuff and there had because they think it’s too much work to try to sit down and figure out what it all means and I just discovered a long time ago I got a get it out first. Then is collected all in one place and it actually uses a different part of your brain to come back and say what is that not mean to me? That stage do but the first tool is anything that can capture random ideas potentially meaningful ideas…
Ahmed Al Kiremli: So if ideas you write them digitally or manually and if it’s like things you put it in a basket that say files are things the same thing applied on the off-line world?
David Allen: All that stuff because basically you want them to come into as few funnels as you can get by with you need as many as you need, one for each medium that you’re dealing with, email in basket is obviously an automatic one that you get stuff piled up as we speak so it’s coming to that final but obviously any kind of physical snail mail, physical paper physical things flashlights with dead batteries in them all of that goes into my own in basket not spread all over the world, it all accumulates there until I can make a decision about what I need to do about it if anything so you need digital you need low-tech, obviously carrying notebooks or spiral notebooks or stuff like that is really critical.
Ahmed Al Kiremli: Personally, what do you use for this step?
David Allen: I use that little notepad that you saw, I have that on my desk, I have a midsize notebook spiral notebook where I take notes there if I’m sitting at my desk, if I’m anywhere for longer than 20 minutes and there’s a flat surface you’ll see a notepad independent because who knows when lightning will strike in terms of some idea or input that I need to grab quickly so those things were around ubiquitously available to me just the low tech side of that, I travel with a red folder labeled in so when a moving around receipts and notecards and business cards from hotel notepads and things like that I’ve written down all of that goes into that red folder which I may process on the plane or just take the folder and of the back into my physical trait when I get back to my own office space. Those are pretty much it I don’t use digital capture very much I’m a pretty high-tech guy but that’s very dangerous to put stuff in your digital world because out of sight out of mind.
Ahmed Al Kiremli: So you don’t use Evernote or another tool like brain something…
David Allen: Not for the capture phase simply because then I have to remember to go back into whatever I dumped it and get it back out again so it’s actually much easier to have a more low-tech and in my face than to try to capture that way, obviously things are coming into my email and sometimes I’m on my iPad in a coffee shop I have some idea and I just email myself a note from my iPad into my email that works fine. It zooms around that way, when I was in the states I don’t do it over here in the Netherlands, I haven’t looked into it haven’t really needed it but in the states there was a service that had an 800 number of toll-free number I could just call and leave a message and within five minutes it’s in my email transcribed in my email so that was a great way if I was really on the run to just capture random idea and to be able to do that but for the most part just a little pocket notepad service that function really well for me.
Ahmed Al Kiremli: So this is the capture stage.
David Allen: Yes that’s the capture stage, that’s the first one that’s a big habit for most people to change because most people think it’s not worth the time to write little stuff down like I need to get cat food or that was a movie recommended or that was a great restaurant I should try or there’s a thought I might want to put into the seminar I’m designing and most people are too lazy to do that or haven’t really realized the value and the necessity really of keeping, building an external brain so at your mind is not sitting there going through all of those things back on some subliminal level so that’s number one first technique big habit for most people to change and everybody has tools they can use for that.
Ahmed Al Kiremli: So you feel it’s dangerous if I have different lists or things in my Evernote or different programs just what works for you?
David Allen: It’s dangerous if you let it lie in there more than 48 hours.
Ahmed Al Kiremli: Even if I’m listening to a book and I have to write notes about that specific book just know it’s going to stay there when I need them I will go back to them.
Ahmed Al Kiremli: That’s for reference if you’ve already decided that for reference but if you haven’t decided yet that’s what needs to go into your in basket, you can automatically say that’s just a reference thing so I stick it where reference goes so you process it real quick you just did stage one, two, and three almost simultaneously you Should the idea said oh that’s just reference let’s clarify what it means and then park it where reference goes, that’s perfect. What I’m talking about is using Evernote to capture random idea that you still need to decide what you’re going to do about it and what it means.
Ahmed Al Kiremli: Okay.
David Allen: That’s where you have to be very careful not to let that lie fallow.
Ahmed Al Kiremli: So you have a note called basket or something like that and how do you clarify that step to tell us more about step two.
David Allen: Step two is just a very simple a decision tree, you pick something up first question is it actionable, yes or no, if it’s now but it’s trash or its reference material or it’s something to hold for later assessment, incubate so the three non-actionable are trash reference and incubate and if it’s actionable then you need to ask yourself okay what’s the very next action I need to take in other words if I had nothing else to do but move on this what would that look like where would that happened, is that something to do with the computer, do I have to talk to my partner about it or by something at the hardware store what’s the next action? If that one single action would complete whatever this thing means to you then you have a project, now you have an outcome you need to identify, get tires on my car, research this dance class I want to take, I need to hire an assistant, so those then become projects so outcome and action are really very critical decisions to make about all the actionable things those are emails, notes you take for meetings that you still have to decide what do you now have to do what did you tell them you were going to do in the meeting or what other people said going to do and you need to keep track of that because you need to keep tabs on other commitments other people have made out there and keep track of all of that so those are the decisions you really to make actionable yes or no, if know it’s trash reference or incubate if yes then what is the next action and if there’s more than one action what is the outcome? So that decision-making basically handles everything that’s how you empty your in basket it’s by putting that drill through but most of what I just said if you see most people’s to do list most people have something that looks kind of like a to do list but 99% of them are nothing but incomplete lists of I’m complete stuff, they have things like bank on the list for mom or Dr., they captured something, why is mom, why did you write mom oh it’s her birthday coming up great what are you going to do about it, I don’t know so…
Ahmed Al Kiremli: They should prioritize this or they just put it in tabs or folders called family or?
David Allen: First they have to decide what they’re going to do about it it’s mom’s birthday is it something you going to do something about yes or no? That’s the first question so you have to say are you going to do something about it yes or no.
Ahmed Al Kiremli: Even if it’s after six months and I want to put a note with the reminder after five months which is before one month…
David Allen: That’s incubate you decided not to decide you just put it in the decide not to decide system so you just said no there’s no action right now on it because that’s why incubate goes on the no side, you don’t know yet I’ll rethink that a monthly for mom’s birthday.
Ahmed Al Kiremli: And then it has to be like a weekly review because then you forget these things which you didn’t decide the action for this is very critical because the list keeps growing and you don’t take any action about it.
David Allen: There is 2 kinds of incubate one is the one I want to review regularly because I want to activate it at any time there’s another kind of incubate where I don’t even want to be reminded of this. That goes in a different file under calendar or some other time the system that brings that up for you again to say dude you told yourself you might want to do this you might want to decide about that yet, so those are the 2 flavors of incubate there’s regularly reviewed that you might want to activate at anytime, a good example of that would be a classy might want to take or something you keep telling yourself you might want to learn, I might want to learn to cook Italian or speak Italian or want to take a class in macros on Excel or web design those are the kind of things I might at some point want to do that you probably want to see that regularly as part of your weekly review.
Ahmed Al Kiremli: Why the 48 hours is critical?
David Allen: How long can you let stuff lie fallow?
Ahmed Al Kiremli: Let’s move to the organizing stuff, filing emails tell us more about this step.
David Allen: Organize, basically once you decide what something means you just park it were those things go. I think I’m the only guy whoever came up with a real definition of what being organized means it just means that where something is matches what it means to you so once you decide hey what this means to me is that I want to be reminded of it a month before mom’s birthday, you’ve now decided what that means now that goes were those things go it goes into some system that feeds you back into it that way if you say that this is referenced material, notes that I took about a book that I might want to refer back to at some point in case I’m ever interested think about that again then you park that we reference material goes, that’s organized in a way this is self-evident but most people have a lot of stuff that is disorganized because they piled up things that mean different things, most everybody watching or listening to this has at least one pile of things that gone psychologically numb to the reason is they have things that mean different things in that pile, what have you got in your living room on the coffee table? There’s stuff to read, this stuff that should be thrown away, there’s stuff that has an article you want to tear out and send a copy of that to somebody and if you have all that in one place your brain just fries. So I’m not a naturally organize guy but I get pretty organized because I’m so lazy I don’t want to have to keep thinking about what something means once I say that’s what this means that goes where I don’t have to keep rethinking what that means, everything in there means that, everything on my calls list is a colony to make, everything on my project list is a thing I’m committed to finish within a year, everything on my talk to Catherine list is just something I need to talk to Catherine about the next time she and I are having some business of life conversation together. So it’s a big obvious point that I don’t have to keep rethinking what those things are and then when I’m in that context and need that stuff that’s of that nature is already there and I don’t have to go look for it.
Ahmed Al Kiremli: What are the systems that you use digitally and off-line, filing, hanging files share with us some of these systems please.
David Allen: Probably the primary system is the digital one, this MacBook that I’m talking to you through, we use Lotus Notes in our company so that’s our corporate email and communication and database application generally for all of our internal communications as well as that is my email, that’s also where I have my task manager, I is a piece of software called E productivity that was designed specifically to sit with Lotus Notes, my technology friend of mine Mac, it was designed really based upon getting things done, just makes things easier and slicker to drag emails and make that an actionable calling you to make and things like that. Essentially just the task management functions inside of that, that’s world my lists of projects and my different action lists, also…
Ahmed Al Kiremli: There is an app for it also you can sync and see it through your phone or only for your computer?
David Allen: He can it’s a little clunky in terms of synchronizing to the iOS world, it can do that but I almost never refer to my smart phone for my action list a little bit every once in a while but most of the work that I do I work out of my home and that’s for my office spaces or I just travel around to the coffee shop with my laptop and that’s where I do my work so essentially most of all reminders of things I need to see including calendars and action lists are on just sitting in Lotus Notes so I use that on my laptop. I can, obviously it’s nice to synchronize calendars and other kinds of lists of things and some of the reference material that I have so that when I’m moving around have access to that but it’s not perfect there’s probably no perfect system out there that integrates all of those things and then I have various other kinds of tools, references all over the place, reference could be within my Microsoft office structure on the computer could have all kinds of hierarchies and directories and subdirectories that are all reference material based upon topical stuff, Lotus Notes we probably have 20 or 25 active databases that we all share and synchronize across the company all kinds of stuff in there we have a CRM we use long jump which is a CRM which is for specific kinds of obviously client related reference material. I use Evernote personally for a lot, I don’t use Evernote for reminders I use it for reference and it’s a great reference tool because you can cut and paste off right out of the web, it’s in the cloud sync, stuff…
Ahmed Al Kiremli: And do you use tags or folders, how do you organize things inside Evernote?
David Allen: I use notebooks and stacks. So basically when you drag a notebook over another notebook it makes a stack so I’ve got a stack called locales like locations and then each location that I like to keep track of restaurants of people I know there are things I might want to do when I get back there is its own notebook with its own things inside of it so it’s an interesting taxonomy essentially of how you structure it, it took me about 3 to 6 months to get comfortable with how to structure Evernote because it’s such a powerful and simple tool it can blow you away trying to figure out how to create stacks or whatever, I found tags to be unwieldy as have most people I know simply because you have to try to remember what was the tag name that I used for it and it just takes too much work so it raises the barrier to entry to play with the thing because it’s kind of like if you aren’t using it for everything that it’s not really a system. So the system has to be universally done if you’re only partially doing it that it’s not really a system you don’t trusted and when you don’t trust it you don’t feel like using a system you’ll be too lazy to jump through those hoops and then it will be incomplete and the thing will die, there’s a lot of software out there.
Ahmed Al Kiremli: How about files and off-line stuff how do you organize them?
David Allen: I still have paper files just a simple alpha index paper file I have scanners now and a lot of stuff is just easy to scan and it comes across and PDF files so those are just stored digitally so I don’t have nearly as much papers I had before but I still have a file for Hungarian money I just came back with I forgot to change at the airport and I’ll probably go back so I do I keep that I’m not going to tell you the name of the file because if you break into my apartment you can find all this international money…
Ahmed Al Kiremli: Currencies what you call it?
David Allen: It’s going to be a while before all of that is digitalized or your passport or other things so there’s still a good bit of physical stuff and printouts and backups often times they know now that paper copies actually last longer than digital ones so I think people are I love the younger generation who says yeah I don’t use paper anymore, I go yeah right, just wait you’ll see. There’s still reasons to do that. But because when I’m going in to meet with the client or talk about this project it a lot easier to deal with print out material that it is to try to go find that page by page and the computer. Paper notebooks, looseleaf planners there’s probably no better tool than a looseleaf planner to see your list as well as the reference information and see how it all integrates much better it’s a lot easier even if you have three thunderbolt screens in front of you on your desk you still can’t see the relationship of stuff quite like you can with physical paper. I’m not voting for either one they both have a downside to them but people that say it’s all going to be digital I understand it’s moving more probably more and more in that direction but there’s a retro trend out there people going back to paper.
Ahmed Al Kiremli: So let’s move to step four, reflect, how to reflect?
David Allen: Even if you Should everything and clarified what it means and organize that all into a nice pristine system if you don’t look at it or engage with your content you’re still going to be driven by latest and loudest at a low crawl back up and your head anyway so the whole point of this is building a trusted external brain it’s kind of a paradox you actually have to use your mind to be able to get your stuff off your mind, you need to engage cognitively and put cognitive mental focused horsepower on your stuff in some regular basis that then allows you to let go of it and trust your intuitive and spontaneous judgments, I make the joke that I think about once a week. Really think, I sit down and look at everything a commitment and project, bring up the rear guard, catch up the lists look at my past calendars, look at my future calendars, etc.
Ahmed Al Kiremli: Those are the actionable items not the references like if you have some files under a specific folder you don’t need to look at that?
David Allen: That’s the point of reference reference is to only refer to when required so that’s just as needed data so there’s no need to review that. If it’s stuff that needs to be reviewed that’s a different category than reference.
Ahmed Al Kiremli: So reflect is all about you know you’re going to find what you want in a specific place that you already have organized that’s all about like external brain that you have somewhere digitally or off-line.
David Allen: Everything is an orientation map really if you look at your calendar I imagine you’ve looked at the calendar and the last 48 hours you look at a map that orients you in space and time if I’m going to Budapest again I have a list already of three restaurants that were fabulous so I’ll pull out my restaurant list as a way to orient myself in case I want to take a client to dinner or a want some good food so all of these things are really checklists so you could map checklist orientation to all of those and need to be used in those functions.
Ahmed Al Kiremli: So how do you organize sorry to cut you off like you organize by location let’s say or you have a task called restaurants and then you have the countries and each country there is a specific number of restaurants or do you just have a country and then everything related?
David Allen: That’s what I mentioned before that’s locales under ever know him going to hungry let me pull that up I punch of Hungary and see the restaurants in Budapest or the people I know or any random stuff I’ve collected I might want to see when I’m going to that location context you’ll hear a lot more about context because that’s where the computer world is going, it’s still very elementary right now, location-based software, it notices that you’re going home so it gives you your at home list but still very elementary and what map to the sophistication of your life but that’s kind of the direction things are going if it knows that I’m going to go to Dubai then what is the world according to David in Dubai and all of that data will be more aggregated for me as right now I still have to be rather labor-intensive and go find in the various places will go in the direction though.
Ahmed Al Kiremli: And the engage process is all about taking action?
David Allen: Engage is not necessarily, they could be go to sleep, I’m engaging with my health and my body and my energy am now going to take a nap, that’s why change the word in my original book I have do as the fifth stage but the whole productivity idea has a lot of baggage with it that were trying to redo right now because most people think productivity means work harder longer, no it means to achieve the desired result, if you’re going to try to relax this afternoon and you don’t relax that’s an unproductive afternoon so the whole idea of changing, engage just means where are you putting your focus right now? It’s not necessarily do physical activity many times it is, but meditating is actually engaging, it’s a very active process at least for me so it’s expanding that idea of where are you putting your focus and your attention right now are you watching your daughter play football, are you on your smartphone? Which one is, what is meaningful to you so the ability to say okay how are you engaged right now that’s where you need to be the whole point of it is that wherever you decide to put your focus your attention or your activity it’s the right thing to do as far as you’re concerned.
Ahmed Al Kiremli: So what do you advise people to choose in this critical step like people don’t know how to prioritize and what to choose what is meaningful to them it’s tough sometimes when you reach a certain point…
David Allen: They are deciding all the time every time you decide to do something you’ve made a priority choice, everyone is prioritizing all the time, right now you are prioritizing 50,000 times a day that’s how many thoughts with estimated you’ll have today and you have the freedom to think about whatever you want to think about. At one point it was a priority do the toilet at one point it was a priority to eat lunch at one point it was a priority to put on your shoes etc. you may prairie choices all the time I understand what you’re saying people are going but how do I trust that was the thing to do well that’s where we’ve identified the six levels of commitment that it’s really good that people be aware of how many different levels you told yourself you ought to be doing something because that’s going to drive what your priorities are. There are six horizons I couldn’t get it any simpler than those six.
Ahmed Al Kiremli: So how does your life routine and work routine look what do you do what time do you wake up what time do sleep do you have a structure day or is it changing all the time?
David Allen: It changes all the time the only thing I do consistently is wake up and even then not a consistent time.
Ahmed Al Kiremli: What time?
David Allen: I sleep as long as I can I love sleep, sleep is great I usually get 8 to 10 hours of sleep a night, usually what I’m doing very practically speaking because my calendar what I refer to as my hard landscape lets me know the time specific stuff and a specific stuff that I have to do that they for sure and then what I need to know about on that day, so my calendar is sort of sacred territory just for those three things so the night before I’m looking to see how long I can sleep. So I look to the next day often times and looking at a week at a glance just to get a sense of how the week is going to be structured looks like I have this thing coming toward me and I have a big window tomorrow so I set it up that way and the fact is because I do weekly reviews regularly as you may know the weekly review is really a core behavior to keep your external brain current and trusted and use it for creating value and good thinking and good strategizing and prioritizing because I do that regularly I don’t have to spend a lot of time agonizing over how going to spend my day pretty self-evident to me by that point. I plan as little as I can get by with because things change so fast and there are so many things that show up that I want to have the freedom to do sometimes I have to create structure in order to be able to meet some deadlines and we my agreements with other people but for the most part those are very pristine and then I work around all of those with my other discretionary time and choices.
Ahmed Al Kiremli: You don’t have a ritual like check the emails at a specific time or write a specific time or you just keep changing all the time?
David Allen: I just do what I feel like doing.
Ahmed Al Kiremli: Okay, which calendar system do you use?
David Allen: I use the calendar based in Lotus Notes, it’s much like Outlook has calendar and email and task management but he says that as well and I need that because other people in my company need to get access into my calendar, my wife Catherine is my executive assistant manager she manages my calendar she has to have access to that pre-much all the time.
Ahmed Al Kiremli: And how about the emails how do you deal with that like do you have a gatekeeper how do you structure your emails to you check it twice a day once a day?
David Allen: Whenever I just make sure I zero it out every 48 hours or 72 of them on a real roll, it’s always a good idea generally speaking I sort of trained myself to do the most distasteful tasks to begin with and the day when I have the most energy to be able to make hard decisions and then the rest of the day I snack on emails and the web, basically just processing stuff a lot of that doesn’t take a lot of time and they keep it pretty clean.
Ahmed Al Kiremli: Many of the guru’s like business experts trying to keep let’s say three things to do list in there to do list every day how many things do you think that we have to take action on in terms of like how important it is like they keep big important stuff to do on a daily basis?
David Allen: I’m not sure what you’re asking most people have between 100 and 200 next actions in terms of their whole inventory and that includes everything at the hardware store everything to talk to the life partner about all the emails to me to respond to all the meetings the need to go to all the documents the need to draft and edit if you had them all up there’s lots of stuff, most people maintain that as a regular quota if you will there’s no hard rule about it but that tends to be the typical number most people have between 30 to 100 projects so that’s a big inventory of things to be picking from and you’re constantly triaging, now picking the one or two or three things that are the most important things to get done is not a bad idea I just wouldn’t over structure yourself and then feel bad if you don’t get to them because the day can change fast, do they really have to be done or in case nothing else happens those are the things you’d like to do and I know people that really worked my methodology really well they have all the digital lists all the external brain set up and they the night before take a 3 x 5 card and handwrite all the things they are going to get done the next day if they have time to do it but they have the freedom to tear that card up and rewrite it again when the day changes that’s fine there’s nothing wrong with that. Essentially you are prioritizing all the time, hey is talking to you right now the thing I really need to do? I may have made a mistake I don’t know I’ll find out but the whole point is I can very easily see everything I’m not doing and say no, you’re it. That’s why my head hasn’t gone anywhere else other than this, most people watching this their mind is going all kinds of places aside from what you and I are talking about simply because they probably there’s a part of their head that hasn’t had that externalized they don’t trust that information and those reminders or those decisions have been made or reminders parked in a trusted place so that thing is constantly spinning so they don’t have the ability to be present anywhere.
Ahmed Al Kiremli: You don’t feel that like always having a different day is overwhelming like you don’t have a perfect day actions let’s say blog post, writing a part of my book, doing one interview you don’t have that structure in your life?
David Allen: No.
Ahmed Al Kiremli: What are the main fundamentals of self-management?
David Allen: Control and focus, those are the two things it really boils down to that they are very closely related to each other and when I say control I’m not talking about controlling your boss or your kids or your weather I’m talking about having something under control like your car or a meeting or your desk or your head, I have stability I have the ability to get traction I have room, space, that’s like having your kitchen in control or having a meeting under control that’s what I’m talking about that sense of control is really critical then focus is again once you have stability, where do you point yourself? What are you looking at and there are two very different dynamics very closely related if you’re out of control it’s very hard to focus and if you don’t focus you will fall out of control so they are closely related to each other but they are actually different dynamics.
Ahmed Al Kiremli: What’s the difference between horizontal and vertical focus?
David Allen: Horizontal would be looking across orienting yourself across all the aspects of your ecosystem, here’s my kids here’s my wife is my career here’s my finances here’s my health is my job and use all the different aspects of my job, being able to see across essentially all of that so as you go through your day you’re doing this action about that particular part of your job your handling this thing which is about your relationship with your kids you’re having lunch which is about your relationships your body so you’re moving across a very very broad wide spectrum of engagements so that’s your horizontal control essentially. Vertical says it’s time to think about the next holiday and how we plan that and think through that and get the most value out of it so now I’m going to put blinders on about all of the rest of my life and now I’m going to focus on this particular theme topic project or problem and ideally now I thought about the vacation now I’ve come up with all the action steps I need to know put those into my horizontal view so when I met the store I also get these three things that I need at my vacation.
Ahmed Al Kiremli: How do you get perspective?
David Allen: Altitude, step back take a look look around as we say you need to manage the forest instead of just hugging the trees, and it’s very, you can do that internally it’s not a bad idea to build practice in terms of how do I step back that’s why meditative or reflective or contemplative exercises or practices are usually very good because it allows the speaking to slow down and things to kind of quiet so you can hear things are more subtle levels and see things from a higher perspective if you will. It helps a lot to be doing these practices that I’ve been talking about so that your head is not spending around I need cat food and oh I forgot to tell my boss I needed to buy this and that stuff is noisy and it’s hard to get perspective from that way once you quiet that being able to use the different horizons that we have what are all the projects that we have stop and take a look, oh that reminds me just look across your calendar for the next six months will give you different altitude.
Ahmed Al Kiremli: So focus on one project as a vertical focus? And what are the five phases of project planning?
David Allen: I identified but we naturally do all the time we naturally are planning all the time and we do that first of all with a purpose I want to have something happen, purposes the top driver of it if the intention here what’s the reason, and then your first natural thoughts are okay here’s what it would look like if this was finished or successful so the vision of success, the writer producer director, is this going to look like this here’s what dinner is going to be or here’s the way the strategic plan is going to roll out or here’s the company I’m going to buy, all of that would be done successfully once you hold a vision in your imagination that’s actually not matched by reality and actually creates a tension but then you start to brainstorm, it creates a storm in your brain, wait a minute that vision is separate from what I am so what you do is that his idea generation potentially relevant stuff like I need to call the bank but what about the people… And actually what you start doing then is a random generation of potentially relevant data and ideas brainstorming if you will so that stage 3. At a certain point you can help it once you generate all the data you say wait a minute that’s more important than that or these are the critical components to this so then you start to organize which is phase 4. Then you take all that potentially relevant data and say how relevant is this idea versus this one and that’s where you bring in your rational critical analytical part of your mind and say okay here’s where we are going here’s our plan essentially that’s the stage, here’s the three major components and the four subcomponents of each one or here’s the priorities are or this is what has to happen critically to make the successful and that’s where you bring in that kind of thinking that’s stage 4, stage 5, assuming you want this thing to happen, how do I allocate resources, what’s the next action based upon all that thinking? So you look at your plan and say what’s first what’s the very next step, what’s the moving party or that we need to start moving the needle on this thing. So those are the 5 steps, purpose, vision brainstorm organize next action.
Ahmed Al Kiremli: Can you explain to us more about the power of next action and the power of outcome focusing?
David Allen: That’s just good business, what are we trying to accomplish how do we allocate resources to make that happen? That is essentially the productivity equation, what are we trying to accomplish how do we make it happen with the least amount of resources essentially, but you still have outcome and action. Those are 2 different things. What are we trying to accomplish and essentially that is the essence of what is getting things done, what is done mean and what is that look like how does that happen? What does done mean is not that simple question to answer, what does done mean in terms of this new hire, is that finished when they sign on or when you make sure that your company hasn’t spit them out after 2 months, what have you done to get this person on board, so there’s a lot of subtlety often times in defining what is the outcome really after. What are we trying to accomplish here but the next action, that’s a powerful because what that does is it really makes you honest about how real is this thing, are you really willing to commit to what is the very next physical thing that needs to happen and who is going to do that and the next action needs to be a very specific physical visible thing, set meeting is not a next action because there are lots of ways and places you could set the meeting, is that an email to send or a conversation to have with your assistant to have them set it up, is that a walk over to their desk and look at the calendar, how exactly would you do this physically? So if you haven’t done that if you have a commitment about elder care for your parents or you have a commitment about your next holiday organizing that or you have a commitment about restructuring your department you have a commitment about increasing your bank credit line but you haven’t got the very specific next physical action required then you aren’t meeting your commitment with yourself. There’s a part of you that is still bummed and frustrated and stressed because you haven’t decided what exactly to do yet, because you still have a decision to make that’s why most people’s lists don’t have those they usually don’t have either one they don’t have a clear outcome identified notably have a specific next action decided identified and that means they don’t want to look at the list because it reminds them of thinking and decision-making they haven’t finished yet that these commitments and people say I don’t have the energy to think and decide stop reminding me I’m overwhelmed and most people’s experience with their planners or their lists or their organizations is actually fatigue because what they are being reminded of is still incomplete decision-making and thinking. So what’s the very next action toward what specific outcome that actually takes cognitive horsepower to do those don’t show up automatically, most people’s lists that I look at aren’t even close, one we coach executives deskside or anybody deskside it usually takes 2 days to get people set up one-on-one, the first thing is just to capture all the stuff that has their attention and that takes anywhere from 1 to 6 hours just to get the inventory of stuff that they need to decide about and then it takes the rest of 2 days to have them go through each one of those items and emails and say okay what’s the next action is there an outcome you need to identify about this as well as clarify what is reference and what is trash and going through the clarification process takes a lot of energy, takes a focused energy to do that. It’s not going to happen, just by wandering around you actually have to sit down and think to decide what to do.
Ahmed Al Kiremli: How to manage the interruptions like continuously like we have interruptions in our life and also procrastination.
David Allen: There are no interruptions there’s just missed managed inputs, what is an interruption? Something you shouldn’t get or something you should get?
Ahmed Al Kiremli: Something urgent came up, for example.
David Allen: You should get it, why is that interruption, come on the one organization that never has interruptions or crisis is the fire department right?
Ahmed Al Kiremli: Because that is their job.
David Allen: That’s important.
Ahmed Al Kiremli: That is what they do. So you’ve been in so many, worked with so many individuals like what is the perfect and most efficient workplace from how you see it?
David Allen: One that’s implemented the getting things done methodology, open workspaces are awful in terms of productivity, unless people catch this methodology because if you catch this methodology you are interrupted by people you don’t need to you set them an email and you know they will respond. It doesn’t mean you don’t interact with people as a matter of fact, it frees up your interactions to be more social and amiable and more whatever instead of trying to get business done by standing in front of them at their desk. So in those environments. Once you have people who get GTD and the getting things done methodology as a culture, those are great, they’re quiet, they move very quickly very fast and very quiet. And you can see that you see that with people who get this kind of behavior if people don’t have that there’s a lot of inappropriate bothering inputs. That’s where you get a lot of what people refer to as interruptions because people just walk up to desk and say excuse me, could you just put that in a note, can you send me an email about that? But if you aren’t checking your email, you can’t expect them to do that. So it kind of works off each other, it’s really great when people around you also have this sort of behavior because it moves you up the food chain organizationally.
Ahmed Al Kiremli: In 2008 you wrote a book, how to make it all work. After Getting Things Done what was the purpose of the book like how to make it after the process of getting things done, what next like how to make it all work?
David Allen: It was really more taking a wider and deeper and understanding the implications of it. Getting things done was really just a practical manual, there’s the techniques and if you things you may discover when you do this and that what you do that, making it all work was really the larger context of what the model is and why it took off and why it’s sort of spread around the world the way it did.
Ahmed Al Kiremli: And the other new book coming out?
David Allen: Well, I’ve rewritten getting things done, the new revised version of that is going to be published in the spring in March so that’s, that was kind of fun it was time to rewrite it, what didn’t change was the core principles and methodology in court techniques but another things have changed. Obviously the world is a lot more digital but again, that doesn’t change the methodology as I say in my new forward introductory chapter in 2090 when we land on Jupiter they are still going to need an in basket to capture potentially relevant stuff and still have to decide what the next action is about everything in there to get off the planet. So these techniques are eternal they are going to be good forever, but again, getting the language up to sort of current time, also, I’ve included new data that showed up in cognitive science, that’s validated the methodology, why the external brain is not just nice to have but a must-have for people to have a sustainable lifestyle these days. There’s cool stuff in there, just change the language to be more universal, a lot of what’s changed. Ahmed is that when I first wrote the book, the hungriest audience for it was the fast-track professional, so you’d see people would suit and tie on the front of the book and a lot of it was programmed around getting things done and productivity which was a key issue and a key area and the fast-track senior-level professionals were the ones getting was bombarded by the world of email and too much to do and flattened organizations and globalization and all of those pressures.
Ahmed Al Kiremli: So more examples in it, more explanations, it’s a bigger book?
David Allen: There’s 3 additional chapters but really, a lot of it is the audience that has expanded, the clergy, students, homemakers, doctors, attorneys, rock musicians, artists, I knew even before I wrote the first book that it was powerful for everybody, but I think we are repositioning it more as a lifetime lifestyle craft about how to manage the flow of life’s work and really understanding that the past, we call it the path of GTD mastership is a lifetime thing, how good can you get at speaking Italian or cooking or fencing, how good can you get a parenting? How good can you get your spiritual practice, how then can you get at getting things done in terms of what this methodology is? It was an apology using the word productivity has a good bit of baggage to it, a lot of people think about business or busyness when I think of productivity and not about relaxed lifestyle and meaningful spontaneity which is to me why I did it to begin with so we’ve been rebranding and repositioning ourselves to be a lot more authentic about who we are and how we are.
Ahmed Al Kiremli: So getting things done is not about getting things done?
David Allen: It’s about being appropriately engaged with your world, to be appropriate engaged with your world, you probably need to have some level of engagement with getting things done but appropriate engagement, how many things are you and I’m not doing well, were talking to each other? The only reason we can be present and have fun doing this and have time is to make sure we are appropriately engaged with everything else but you better know what that is, as opposed to killing yourself that you think you know what it is and hope it’s not going to blow up on you, that’s not appropriate engagement.
Ahmed Al Kiremli: So what’s the long-term success and purpose of David Allen? How much have you achieved from it?
David Allen: As much good as we can do in the world that this methodology before I check out so again I just said let’s practice what I preach, but see how efficiently and with how little effort, I can improve as many lives on the planet. So that’s what I’m doing.
Ahmed Al Kiremli: What are your other hobbies?
David Allen: I love good wine and good food. I love exploring really beautiful cities its way out of to Amsterdam you’ll see if you look out my window here, I’m right across the street from the Reichs museum, experimenting and experiencing a new culture, especially one that is global and interesting is the Netherlands and Amsterdam is, that’s a hobby I love flower arranging, that’s my little Japanese pots and getting flowers and walking with my dog and enjoying the air and just enjoying being relaxed and spontaneous.
Ahmed Al Kiremli: What are the most important factors for success in 3 words?
David Allen: Authenticity, clarity and stability.
Ahmed Al Kiremli: What is the biggest failure point in your life and what did you learn from it?
David Allen: I don’t think of how many failures the way I see it, they all got me here.
Ahmed Al Kiremli: Feedback?
David Allen: Just all feedback and course correction yes for sure. I’ve experimented with a lot of things. It’s what took me off the end of the pier too far, but I learned from that I wouldn’t trade the experience because it certainly taught me both where those edges are and also how to get back and I learned a lot in those processes, I think probably the biggest mistake was not trusting myself in terms of my heart and what the most honest and real part of me was really about when I didn’t listen to that for too long a period of time but again just live and learn, I learned that there is that place in there that still has work to do, make sure I’m operating from that space is there some other place that suboptimal.
Ahmed Al Kiremli: So what is the advice that you would give to your younger self if you had the chance?
David Allen: Relax and have more fun.
Ahmed Al Kiremli: What are the habits that you are trying to develop to stay efficient?
David Allen: Habits to stay efficient, I have all the habits already so I just need to maintain them. It’s kind of like the better you get at this, the better you better get this because the lazier it lets you be. I give myself was a permission to not have to think about things so I move around spontaneously, still watching that edge so I don’t let myself go too far, but by this point, I’m good to be 69 in a couple of weeks, by this point I’ve been working with this material. For 35 years, it’s pretty ingrained in me to know when I’m off and I fall off regularly. Heck, if you aren’t falling off this game regularly you probably are playing a big enough game. I just don’t have any excuses.
Ahmed Al Kiremli: How do you change your mood when you’re depressed what you do?
David Allen: Move around, physical movement, nothing beats it.
Ahmed Al Kiremli: So you go out change location?
David Allen: Clean a drawer, wash the dishes, go play with my dog. She never has a problem.
Ahmed Al Kiremli: Yeah they say dogs always make you live in the moment. Top 3 apps that use the new smartphone?
David Allen: Top 3, Google maps especially troubling around the world these days it’s absolutely critical, Google maps, worked with friends, I’m waiting in line playing Scrabble with my friends around the world it’s fun to do a way to kill time, I read the New York Times. I have that on my smart phone, that’s another way to if I’m in a weird window of time I want to do something with or about that, all the typical other kinds of stuff in terms of calendar and email and things like that, I check from time to time. That’s pretty much it I don’t spend a lot of time on my smart phone.
Ahmed Al Kiremli: Do you listen to any music when you work?.
David Allen: I do, typically classical I have a playlist of classical music but I listen to a lot Vivaldi and Bach and instrumental Baroque classical those are my ideal but…
Ahmed Al Kiremli: Do you follow any routine to sleep?
David Allen: No.
Ahmed Al Kiremli: You just switch off?
David Allen: I to switch off. I started taking naps I learned that from Tony Schwartz, Tony is a friend of mine now, he wrote the energy project and I aggregated a lot of the research about sleep and there’s a lot out there now about how critical. Sleep is to refresh your brain and I think 22 minute power naps at 2 o’clock in the afternoon so I started doing that habitually and I go out and about 5 minutes it’s great.
Ahmed Al Kiremli: What kind of books do you like your favorite books, if you can share a couple with us?
David Allen: I don’t spend a lot of time reading right now, I’ve read really need history stuff about Amsterdam and places we’ve moved so I like that, intellectual history, cultural history, that’s cool, I get sent probably a book every week or 2 for my endorsements so sometimes many of those I just don’t have the time to scan them and was they are really write in my sights but every multitude there’s some really good one that shows up that I really like I can say there any favorites, Charles Deuwig’s book, the power of habits is a good one, Adam Grant’s book giving, on giving. Give-and-take. Lovely book. There been probably hundreds over the last 30 years.
Ahmed Al Kiremli: What are the things that make you really happy?
David Allen: Being able to improve other people’s lives and being able to contribute to that, so they expand, their own freedom and sense of progression and expansion. Nothing better than that.
Ahmed Al Kiremli: Last question how can people contact you?
David Allen: I’m David@David.co.com and our website getting things done.com has lots of cool stuff people can surf around there and see a lot of this methodology.
Ahmed Al Kiremli: Thank you so much for this great technical details and life journey amazing, thank you, David, I really appreciate it.
David Allen: My pleasure. Ahmed, good luck to all of you.
Ahmed Al Kiremli: Thanks everyone, be efficient and stay efficient and see you soon with another leading expert.
Word count 13389

أحمد القرملي: مرحباً جميعاً معكم أحمد القرملي في البرنامج التلفزيوني “كن كفوءاً” إن الهدف من هذا البرنامج الإلكتروني التلفزيوني هو رفع كفاءتكم على الصعيد العملي والشخصي من خلال نصائح وإرشادات من كبار الخبراء والمرشدين وضيفي اليوم ديفيد ألين وهو خبير في الإنتاج وفي إدارة الوقت، وهو مؤلف الكتاب الأكثر مبيعاً وفي إبجاز الأمور مرحباً بك في برنامجنا ديفيد

ديفيد ألين: مسرور أنني هنا الآن معكم

أحمد القرملي: من دواعي سروري أنك ضيفي اليوم, إذاً من دراستك للتاريخ لأكثر من 35 مهنة مختلفة قبل عمر 35 سنة فاشرح لنا عن هذه الرحلة ثم كيف أصبحت خبير بالإنتاج ولقد عملت في الكثير الوظائف المختلفة مثل ساحر ومعلم كاراتيه, ووكيل سفر ورجل مبيعات, أخبرنا عن روائع هذه الرحلة المذهلة

ديفيد ألين: حسناً من الواضح أنني لم أكن أعرف ما الذي كنت أريد العمل به أثناء فترة شبابي ففكرت أنني يجب أن أحصل على الشهادة الأكاديمية فدرست التاريخ فلقد كنت أحب التاريخ بصدق ففي لحظة معينة قررت أنني أريد أن يكون لي تاريخي الخاص عوضاً عن دراسة تواريخ الأشخاص الآخرين فقررت القفز من عالم الأكاديمية وأن أعيش حياتي يوم بيوم وأعيش العالم الحقيقي وأكتسب الخبرات وأشياء من هذا القبيل فقط من أجلي ومرة أخرى لم أكن واضح تماماً في ما أريد فلم أقود نفسي باتجاه تخصص محدد لأكون ضمن مهنة تخصصية محددة فتوقفت للحظات وقلت حسناً ما هو العمل الجيد الذي يمكنني أن أدفع به الأجار من خلال رحلة اكتشافاتي الطويلة هذه وأنهيت عملي بالطبع مع الكثير من أصدقائي الذي كانوا بالواقع رجال أعمال أصحاب مشاريع صغيرة ولقد كنت رجل أعمال ولقد كنت رجل من اثنين فكنت أرغب بدخول هذا المجال وعادة كنت أنظر من حوالي وأرى كيف يمكنني تحسين الوضع الذي أعيش فيه وما هي القيمة التي يمكنني أن أضيفيها إليه وفي 95% من المرات كانت القيمة هي التي تحسن عملياتهم, فلقد كانوا صانعين فلقد صنعوا هذا الشيء وحاولوا أن ينجحوه والكثير من الأشياء التي خلقت مشاكلهم وضغوطاتهم كانت كفاءاتهم وعدم فعالية أنظمتهم وعملياتهم ولقد تعلمت ربما منذ أن ولدت أنني يجب أن أستيقظ في الصباح وأحاول أن أجعل الأمور بأسهل ما يمكن فأنا أقوم بأي شيء يمكنني القيام به؟ وكنت أعتقد أن الجميع يشعرون بتلك الطريقة لكن من الواضح أنني كنت متفرد بطريقة التفكير هذه فأنا كنت أفكر دائماً بطريقة كسولة عوضاً عن إنجاز العمل ثم لقد نظرت إلى ذلك وبالطبع كنت أشعر بقليل من الملل بعد أن قمت بإصلاح هذه العملية ثم نظرت من حولي وتحركت حول ذلك وأتبعته بأنفي بشكل أساسي وبالوقت الإضافي بدأت برؤية الكثير من القواسم المشتركة بين كل هذه المشاريع الصغيرة وفي نفس الوقت أعترفت وأدركت أنني حقاً أحب العمل باتفاقية التعاون ثم أدركت أنهم بالواقع يدفعون الناس للقيام بهذا وهم يدعونهم بالاستشاريين ولقد نشأت في عالم حيث ليس هناك إمكانية للاستمرار بذلك وأنا حتى لا أعرف ما هذا إنهم بالواقع يدفعون الناس للقيام بذلك ولقد كنت أرى أن ذلك أمر مثير للاهتمام في نقطة واحدة ولقد علقت لوحتي الخشبية وقلت حسناً الآن أنا واحد منهم ولأرى إذا كان بإمكاني مناقشة خدماتي التي سأقدمها في إتفاقية التعاون لأنه في نهاية المطاف كان ذلك ما أود القيام به لأبدأ والذي كنت أعمل عليه وبالطبع كنت جائع جداً ومستعجل لأجد بعض النماذج التي تكون مضمونة فأنا لا أحب أرتكاب الأخطاء وأحب أن أكون متأكد من أنني أنتج قيمة وأيضاً أحب أن أكون قادر على إيجاد شيء يمكن تطبيقه على الجميع شيء لا يكون محدد أو يخص صناعة معينة أو نوع معين ولقد كان لدي معلم عظيم في ذلك الوقت حيث تعلمت بعض الأمور عن دائرة العطاءات الحكومية وقمت ببعض الأمور المنهجية ولم أقم بكل الأشياء بشكل متكامل لكن قمت ببعض الأشياء هنا وببعضها هناك ولقد بدأت بعد ذلك بالاستفادة منهم لنفسي بالمقام الأول فلقد كنت خارج السيطرة وأحتاج إلى الكثير من المساعدة أكثر من أي شخص آخر فبدأت بالبحث عن هذه التقنيات من أجلي لأعرف كيف أكون واضح وكيف أحافظ على تركيزي على ماالذي أقوم به كأنه عالمي وأصبح أكثر تطوراً وأكثر ألتزاماً وأكثر إنجذاباً إلى ما الذي أقوم به الآن إلى القيمة الاستراتيجية للمساحة الواضحة وبالتأكيد كنت بحاجة إلى الكثير من التدريب وكان هذا ضمن فنون الدفاع عن النفس حيث تقوم بالكثير من تدريبات لتوضيح أفكارك وبتمارين التأمل وهكذا كنت واحد من أربعة أشخاص ينقلونك إلى زقاق مظلم فيمكنك أن تكون حاضر بشكل كامل عوضاً عن يكون هناك 3000 رسالة إلكترونية عالقة في الجزء الخلفي من عقلك يجب أن تكون واضح وعملي جداً وتكون شيء حقيقي أيضاً ولقد كانت تجربة رائعة لتكون قادر بشكل أساسي على تنظيف عقلك من أي شيء يكون عالق فيه ليصبح لديك مساحة نظيفة لتكون قادر على التركيز لتدير انتباهك إلى المكان الذي ترغب بالتركيز عليه مع تركيز وفعالية 100% فكل هذه الأمور هي مرتبطة ببعضها البعض فليس هناك وحي كبير قد يهبط عليك لكنها سلسلة كبيرة من الإلهامات كما قلت ثم بدأت بوضعها مع بعضها البعض لأشكل بهم خبرتي ثم قمت بتحويلهم وأستخدامهم مع زبائني ولقد نجح ذلك لقد نجحوا جميعاً والناس قد بدأوا بتنفيذ هذه التقنيات من دون أية استثناءات فلقد ولدوا شعور بالمزيد من الاستقرار وشعور بالمزيد من التحكم وبالمزيد من التركيز وبالوضوح ولقد وجدته نجاح باهر وكان هذا شيء رائع فكانت هذه بداية قصة أخرى طويلة جداً لأنه كما قد قلت لقد كنت بعمر 20 إلى 25 سنة عندما قد أكتشفت ماقد أكتشفته والذي كان بالواقع فريد من نوعه فلا يبدو أن هناك أحد قد قام بذلك بالطريقة التي قد قمت بها وكان هذا عندما قد قررت أن أكتب الأمور التي قد أنجزتها لكنني كنت أقوم بهذا العمل عمل تلو عمل مع رجال الأعمال لعدة سنوات وحتى أنه في وقت مبكر لقد طلب مني أحد رؤوساء شركة أن أذهب إليه وتولي العمل الذي كنت أقوم به مع الأفراد والمدراء التنفيذيين والتنسيق معهم بخطة مماثلة للقيام بذلك للوصول إلى المئات أو الآلاف من الناس وليس إلى شخص واحد فقط بالمرة الواحدة بأفضل التطبيقات وهناك قد بدأت حياتي المهنية بشكل أساسي في عالم الشركات التدربيية حيث الكثير من موادي قد تم تنفيذها وإحضارها من قبل الموارد البشرية أو التطوير والتحديث وبعض المديرين التنفيذيين الذين يقولون كم هذا رائع أريد حقاً أن يكون لدى جميع العاملين لدي وأن يفهموه وأن يطبقونه أيضاً فعاد مرة أخرى في بداية الثمانينيات وفي ذلك الوقت كنت أعمل من حوالي 20 سنة وكنت قد أكتسبت الكثير من الخبرة في تلك اللحظة التي قد أكتشفتها ولقد كانت أشياء متينة ولا أحد بإمكانه أن يخترقها أو يحدث فيها أي عيب وأعتقدت أن هذا هو الوقت المناسب لأكتبها بشكل يدوي وهذا الذي قد قمت به هو كتابة الأمور التي قد أنجزتها عندما قمت بالنشر لأول مرة عام 2001 فلقد كتبت كل شيء في كتاب

أحمد القرملي: إذاً لقد كنت مستشار لمدة 20 عام قبل أن تقوم بنشر الكتاب؟

ديفيد ألين: نعم كنت أقوم بالعمل الاستشاري والتدريبي ولقد قمت بقدر كبير من الشركات الناشئة ولقد قمت ببعض الندوات والشعارات لبعض الشركات الكبيرة التي قد أحضرت إلي ولتحقيق ذلك الهدف قد قضيت الآلاف من الساعات على مكتبي في ذلك الوقت مع بعض من أنشط وأذكى وأبرع الأشخاص على هذا الكوكب لأختبر هذا النموذج لذلك لق كانت هذه هي لعبتي حقاً فالكتابة ليست عملي اليومي بالتأكيد

أحمد القرملي: برأيك الشخصي عندما كنت موظف جيد هل كنت تحب الحياة الوظيفية وكيف لاحظت هذا التغيير الذي قد أطلقت عليه رجل الأعمال الاستشاري فكيف أستطعت الجمع بين هاتين الطريقتين بالحياة ؟

ديفيد ألين: لقد كنت حقاً رجل جيد من اثنين فإذا كان لشخص ما رؤية ولشخص آخر طاقة وقوة اندفاع فإنني كرجل جيد أساعد لإنجاح تلك العملية فلم يكن لدي مشاريعي التجارية الخاصة في تلك اللحظة فلقد كان لدي شريكين أو ثلاثة فلقد كنا نجسد أنواع مختلفة من الممارسات الاستشارية وفي أحد اللحظات قلت انظروا إلى هذا الشيء الذي قمت به يبدو أنه أمر جميل وفريد من نوعه يبدو أنني سأكون حامل شعلة رئيسي أو حامل علم ولقد اشتريته من شركائي وفي ذلك الوقت قد قررت زوجتي توسيع نطاق ما كنا نقوم به للقيام بتحويل أساسي بوضع أسمي على علامتي التجارية لتلك العملية فبذلك يكون البيع الشخصي لتلك العملية أسهل بكثير فقلت نعم اسمحوا لي أن أضع أسمي على التسمية الرئيسية للشركة فأصبحنا شركة ديفيد ألين وكان هذا بعام 1996 أو في عام 1997 وكان هذا عندما قد قررت أنني أفضل أن أكتب كتاب واضح عن الأعمال الجيدة لكن أيضاً قد أكتشفت أنه إذا قمت بدهس شخص ما بالحافلة فإنني قد أفقد كل شيء ولكنني أعتقدت أنه علي إلقاء القبض على الدليل. أيضا لأنه لم يكن لدي الوقت الكافي لمعرفة جميع الآثار المترتبة عن ذلك وبتطبيق جميع التفاصيل لما قد يعنيه هذا النموذج حتى عندما كنا نعمل مع الناس بشكل متتالي أو في سياق التدريبات فقلت أنني أعرف الكثير عن ذلك ولدي الكثير من الأميال في إطارات سياراتي هنا والكثير من الخبرات التي ا،ا الأفضل فيها لأحصل على الدليل وكان هذا أساس كتابي

أحمد القرملي: ما أكثر ما قد ساعدك من حيث تسويق نفسك كمستشار قبل الكتاب أو بعد الكتاب وما هي الآثار المترتبة التي نجمت عن إطلاق الكتاب أو في الوقت الحالي فأنا أرى أنك لا تقوم بالكثير من التسويق لأنك تطلب كثيراً بالفعل لكن منذ ذلك الوقت حتى اليوم كيف تقوم بذلك وكم عدد الموظفين لديك في الوقت الحالي؟

ديفيد ألين: حسناً هناك الكثير من الرؤيات لتلك القصة على مدى هذه السنوات فأنا لم أقم بالتسويق بحد ذاته فلقد ظننت أنني لست مسوق جيد أو رجل مبيعات جيد لكن ما قد اتضح لي أنه حتى الرياح يمكنني أن أبيعها لأنني كنت متحمس جداً إلى هذا المنتج وفي أحد الأيام كانت استراتيجتي بالبيع بأن أقوم بعمل جيد وأكثر روعة بقدر ما أستطيع فحافظت على نفس رقم الهاتف واستفدت من كل الفرص للانخراط في الناس الذين لديهم اهتمامات بسيطة جداً وكانت هذه هي طريقتي لكنني حافظت على ما أقوم به لم أحقق حقاً الكثير من النجاح من محاولة إقحام الناس في التسويق الذين لا يمكنهم شراء حصة في التكنولوجيا والمنهجية بنفسها ربما هناك بعض الأشخاص الذين يستطيعون القيام بذلك لكنني لم أحقق نجاح باهر بالقيام بذلك كالذي قد حققته عندما كان لدي بعض الزبائن من الشركات الكبيرة لأنه على حسب طلبهم إنني بحاجة إلى تدريب مدربين آخرين لأكون قادر على تقديم هذا العمل فبدأت توسيع نطاق مجموعة من المستويات الثانوية عن طريق استخدام أشخاص قد تم تدريبهم الذين قد فهموا منهجية الحصول على الأشياء والذين كانوا جيدين في تدريباتهم فقمت بتشكيل مجموعة صغيرة من العاملين للقيام بذلك والذين كان عملهم بشكل أساسي بيع تلك الأشياء لأنهم كانوا يرغبون بالخروج والقيام بعمل عظيم والناس كانوا يقولون أنهم يريدون منهم العودة مرة أخرى فمبيعاتي وتدريباتي كانت تتم بهذه الطريقة فإذا كانوا يريدون منك العودة يجب أن تكون متواجد

أحمد القرملي: كم عدد الأشخاص الذين يعملون معك بالوقت الحالي؟

ديفيد ألين: ربما هناك في الشركة بالوقت الحالي 25 أو 28 شخص ولدينا عقود مع العديد من المدربين ومع المستشارين الذين يعملون معنا على حين طلبنا كلما أحتجنا إليهم ولدينا الآن برنامج تدريب بامتيازات عالمية فلقد حصلنا على الامتيازات وبدأنا على الفور ببرنامجنا العالمي للتدريب وأحضرنا مدربين وخبراء بالتدريب الذين يستطيعوا التدريب وأحضرنا مدربين معتمدين ليقوموا بعملية التدريب اخل منطقتهم وضمن لغتهم لقد كان مشروع كبير أكثر مما تظن

أحمد القرملي: إذاً ما الذي تريده من الامتيازات وكم يدفعون لرسوم الامتيازات وكم المدة التي تأخذها عملية التدريب وما هي الشروط لذلك؟

ديفيد ألين: إنها سوق فريدة من نوعها للغاية بالنظر إلى الأسواق المختلفة فمن الواضح أن بنما لديها سوق يختلف عن الهند فنحن بالواقع شركاء مع شركة التي تقوم بتنظيم جميع الأعمال وتهتم بالجانب الإداري والجانب القانوني لعملية الامتياز SMCOV.com هو موقع شركائنا بهذا الامتياز, إنهم شركاءنا بالوقت الحالي لأنهم متمرسين بالعمل على شبكة الانترنت ولديهم معرفة بجميع الشكوك حول القيام بهذا العمل فلقد نظرت إلى هذا الاحتمال وقلت إنها أكبر لعبة قد عرفتها فكيف يمكنني الفوز بها فأنا مسرور أن لدي بعض من أفضل اللاعببين في العالم فقلت لهم مرحباً هل يمكنكم أن تشاركونا في ذلك لأنه إذا تمكنا من القيام بذلك فإن شركتنا هي المسؤولة والخاضعة للمساءلة أمام الملكية الفكرية والمدربين الرئيسيين والمحافظين على ممارسة المجتمع من مدربينا في جميع أنحاء العالم، وعلى بناء ذلك فنحن الآن في الوسط من ذلك بالوقت الحالي, فنحن قد كنا هناك لما يزيد عن سنتين وقد كانت البداية لمتابعة هذه العملية وكانت هذه أحد أسباب انتقالنا أنا وزوجتي كاثرين إلى أمستردام من ستة أشهر

أحمد القرملي: مركز هذه الشركة في أمستردام؟

ديفيد ألين: لا, إنه مركزي

أحمد القرملي: لتكون في منتصف العالم؟

ديفيد ألين: نعم لأكون في منتصف العالم من أجل بضعة أسباب فمديرنا التنفيذي لشركتنا الصغيرة لا يزال في مكتبنا في ولاية كاليفورنيا قرب سانتا باربرا لذلك لا نزال نحافظ على ذلك المكتب ولدينا شركة أفتراضية جميلة مثل رسالتك التي نتحدث عنها على السكايب وهذا ما نقوم به طوال اليوم في جميع أنحاء العالم ورؤوساء أكاديمية ديفيد ألين في ميديلين الكولومبية أنا في أمستردام، ولدينا عدد من الناس في ولاية كاليفورنيا وبعضهم في نيويورك ثم لدينا شبكة من الأشخاص حول العالم الذي يحاولون تطبيق نفس العملية في جميع إنحاء العالم في المملكة المتحدة وفي أيرلندا، ولدينا شركاء ممتازون هناك وأيضاً في الدول الاسكندنافية والبلاد الجرمانية وفي بلدان الشرق الأوسط وقد بدأت في شرق أوروبا وأنا فقط في بودابست أدعم شركتنا الناشئة هناك. فإننا ننتشر ببطء في جميع أنحاء العالم، إنها رؤية كبيرة لفترة طويلة وفي مرحلة ما أدركت بالفعل أن هذه المنهجية ليس لديها تحيز ثقافي ليس هناك أي تحيز ضد المرأة وليس هناك تحيز شخصي لكل الأشخاص الذين يحتاجونه, فأي شخص يحتاج إلى البقاء بهذا المسار أكثر من أي شيء آخر لا يمكنهم إنهائه فعندما أفكر بذلك وكيف يمكنني أن أستفيد من هذه القيمة التي تعطيني إياها هذه المنهجية ودائماً من دون استثناء أنها تحسن الظروف فهي تسمح للناس بالازدهار في كل ما يفعلونه فإنها تبدو مختلفة جداً بالنسبة لموسيقي روك عمره 24 سنة أو بالنسبة لمحامي عمره 54 سنة ولديه ثلاثة أطفال لكن لا يزالون يتبعون هذه المنهجية ولا يزال لديهم نفس القدرة ضمن شروطهم لإعطائهم غرفة أكبر ومساحة أكبر لزيادة قدرتهم على التركيز على الأمور الأكثر وضوحاً وذات مغزى في 24 ومجموعة مختلفة من الأشياء التي لها معنى في 54 لكنها تعطيهم أنواع متشابهة من الحرية وأنواع متشابهة من الازدهار, وكل تلك المقالات فقلت حسناً مع هذا النجاح الذي حققه الكتاب فإن الكتاب سيصبح ببطء الكتاب الأكثر مبيعاً وليس في ليلة وضحاها ولكن بالتأكيد في السنة الأول على الأقل أخذ علامة الكتاب الأكثر مبيعاً وما زال مستمر بالتقدم, وسيكون ضمن الكتب الأكثر مبيعاً لمدة 13 أو 14 سنة من الآن, وفي تلك اللحظة قررت أنا وزوجتي ويمكننا الحفاظ على هذا الشيء العظيم من خلال القيام بالمناظرات وبأشيائي الشخصية لأن الكثير من معلمو رجال الأعمال لا يريدون إدارة أعمال الأشخاص الأخرين وفي نقطة معينة قلنا أن العالم لا يزال يطرق بابنا ولا نزال نحصل على ثلاثة رسائل إلكترونية بالأسبوع من جميع أنحاء العالم التي تأتي إلى ديفيد وهذه الأشياء العظيمة التي قد قرأتها قد غيرت حياتي فأنا أريد أن أكون مستشار وعن طريق هذا أصبحت أريد أن أنقل هذا الكتاب إلى رومانيا وأريد أن أنقله إلى اليابان فأعتقد أننا لا نستطيع أن نتجاهل ذلك حقاً لأن هذه الأشياء قد أنتجت بقيمة عالية وهذا الذي يهمني أنا وزوجتي ما هي الأشياء الجيدة التي يمكننا أن نقوم بها على هذا الكوكب قبل أن نغادره؟ فقررنا أن نسلك هذا الطريق ونكتشف كيف يمكننا أن نوسع هذا النطاق, فمن الواضح أن هناك استراتيجية للشراكات بين الناس الذين لديهم قنوات تساعد في توزيع منتجاتنا وأيضاً في تكنولوجياتنا ولا تزال هذه هي الاستراتيجية التي نتبعها في أعمالنا التجارية بشكل أساسي فتركيزنا هو البقاء شركات صغيرة بجودة عالية وعمالقة صغار شركة صغيرة تقوم بأعمال تجارية عالمية بجودة عالية مع الشركاء

أحمد القرملي: إذاً إذا طلب شخص ما من ديفيد ألين أن يتكلم عنه في مكان ما في العالم فهل ترسل له أمتيازات ليتكلم عنه أو فقط من أجل التدريبات ترسل الامتيازات؟

ديفيد ألين: هذا يعتمد على استعدادهم للدفع فأنا أتقاضى الكثير من الدولارات لكن إذا أرادوا الرجل الذي قد كتب الكتاب, فالأمر عرض وطلب إذا أستطعت فهذا يعطيك الحرية للقيام بذلك فأنا فقط في دبي فقط في أوسلو أنا فقط في ناشفيل تينيسي فعلى الرغم من أن هذا ليس الجوء الأكبر من ما أقوم به ولا أزال أشارك كثيراً في مساعدة في تصاميم التدريبات في العالم وأيضاً أساعد في دعم هذه الامتيازات وكذلك أعمالنا قد عادت مرة أخرى في الولايات المتحدة أيضاً فهي لكل من يرغب بذلك مهما كان حجمه فالناس يمكنهم الحصول على كل شيء من التدريبات الافتراضية على الكمبيوتر في جميع أنحاء العالم فإننا نقوم بالكثير من هذه الأعمال فلدينا مدربين أو ثلاثة مدربين رائعين قد عادوا إلى الولايات المتحدة هم يقومون بهذا العمل في جميع أنحاء العالم, فقط كم خلال التوسط, فمن الواضح أنه في كل مرة عندما يكون لدي شخص ما يطلب مني تمضية السنة معه فليس علي أن أتعلم هذا مرة أخرى وأقول له نعم, دعنا نقوم بهذا خطوة بخطوة هذا قد يكلفك الكثير لكنك ستحصل على 10 دورات ولن تحتاج إلي مرة أخرى أو إلى أي شيء مثل هذا مرة أخرى لأنه سيكون لديك هذا المضمون كمجموعة من السلوكيات وهذا كل شيء ما بين كلمات رئيسية كبيرة، ولدي فريق عمل رائع وهناك بعض الناس الجيدين الذين لديهم علامتهم التجارية الخاصة بهم وسمعتهم الذين هم جيدين حقاً في إلقاء الخطابات الرئيسية في الندوات وببرامج التريب خطوة بخطوة

أحمد القرملي: إذاً دعنا ننتقل إلى التفاصيل الفنية، ما هي الخطوات الخمسة أو المراحل التي تطبقها لتنظيم حياتك العملية والشخصية؟

ديفيد ألين: حسناً قبل كل شيء أنت تحتاج إلى أن تكون متأكد من جمع أو تحديد الأشياء التي تتحكم في سرعة الأشياء الموجودة في عقلك والأشياء التي تكون مهتم بها بشكل شخصي وثانياً أنت تحتاج إلى توضيح بالضبط ما هي هذه الأشياء وما الذي تعنيه وما الذي قد تفعله بهذه الأشياء في حال حدوث أي طارئ ثالثاً أنت تحتاج إلى تنظيم نتائج هذا التفكير وتتخذ القرار من حيث المحتوى الذي سوف تنشئه من هذا العمل الذي تقوم به وما تعنيه هذه الأشياء ورابعاً عليك دمج النتائج التي حصلت عليها أو تطبقها على التنظيم الذي قمت به ثم تحتاج إلى نظام مؤسسة مع عملية التفكير وعملية المراجعة فتحتاج إلى أن تتراجع خطوة إلى الوراء وترى كامل الالتزامات التي قمت بها والأعمال التي عليك القيام بها والأشياء التي تحتاج إلى التركيز عليها من منظور أوسع بشكل منتظم ثم هناك المرحلة “في” التي تحتاج إلى اشراك انتباهك والتركيز على مصادرك وإمكانية الوثوق بهم لأنك في هذه المرحلة أنت قد رأيت اللعبة بكاملها وهذا هو الوقت المناسب لإجراء تلك المكالمة ولقد حان الوقت لأخذ غفوة, والآن هو الوقت المناسب للعمل على خطة استراتيجية محددة ولقد حان الوقت وهذه الأمور هي التدعم الثقة بدلاً من العيش على الأمل عوضاً عن أن تقاد من قبل الأحدث والأعلى صوتاً إذاً هذه هي الخطوات الخمسة لكنني حقاً لا أقوم بهذه الخطوات أنا فقط أحدد لك كيف تبقي مطبخك تحت السيطرة وكذلك تفعل بالنسبة لشركتك

أحمد القرملي: إذاً نطام العمل وكل شيء هل يمكنك أن تحدثنا عن ذلك إذا أخذنا ديفيد ألين على سبيل المثال حدثنا عن حياتك وما هي الأدوات التي تستخدمها للقيام بهذه الخطوات الخمسة؟

ديفيد ألين: أكيد, الخطوة الأولى هي حقاً الخطوة الأكثر أهمية إنها الخطوة الاولى التي تحدد الاشياء التي من المحتمل أن تكون مجدية بالنسبة لك وتضعها في مكان موثوق به وتقرر بشكل سريع ما الذي ستقوم به حيال ذلك والمكان الموثوق هو أقل مكان موثوق به في رأسك فلقد أثبتت العلوم الإدراكية والكثير من البحوث في السنوات ال 20 الماضية للمصداقية بشكل أساسي منهجيتي التي قد تصدرت الشارع خلال 30 سنة الماضية والتي هي أنه إذا كانت أفكارك في رأسك فإنها في المكان الخطأ فإن رأسك هو لخلق الأفكار وليس لتنفيذهم فكن قادر على ألتقاط أي شيء صغير كان أو كبير في حياتك الشخصية والمهنية بحيث لا يستغرق منك أكثر من مجال عقلي أو إدراكي الذي من المفترض أن … فينبغي أن يكون لديك فقط فكرة واحدة فإذا كان لديك العديد من الأفكار مثل أنا احتاج هذا وعلي أن أقوم بهذا ونعم أنا أحتاج لهذا فإذا لم تلتزم بشيء مناسب بالنسبة لك وتعمل عليه فمهما كان هذا الذي تعمل عليه فقم بأول خطوة باتجاه تحقيقه بتحديد هذه الأشياء التي تقوم بها عن طريق كتابتها ببساطة فمن الواضح أن الشيء الأكثر أساسية من أجل كتابة هذه الأشياء قلم وورق بالتأكيد, لكتابة مذكرة في الصباح فربما هذه هي الخطوة الأساسية التي قد بدأت بها 90 % من حياتي كفكرة طائش وكفكرة مجنونة أقوم بها على الدوام بالتقاط الأدوات فبدون قلم وورق لا يمكنك الفوز ويمكنك أيضاً استخدام أجهزة التسجيل ويمكنك تدوين مذكراتك الشخصية على هاتفك ويمكنك اختصار أمورك الشخصية على سلتك على إيفرنوت ويمكنك الاتصال بنفسك على آلة الرد على هاتفك وتسجيل العديد من الأشياء هناك, فهناك الكثير من الطرق للقيام بذلك في أغلب الأحيان فقط قم بكتابة الملاحظات وأرمي بهم داخل جسدك في سلتك فإنها مجرد وسيلة للتأكد من إمكانية تحقيق أية فكرة قد يكون لها قيمة فأنا لا أريد إجبار نفسي على اتخاذ قرار وتنظيم ما يعنيه كل شيء وهذه هي المشكلة فمعظم الناس يقررون الاحتفاظ بكل هذه الأشياء ضمن عقولهم لأنهم يعتقدون أنه عمل كثير جداً في محاولة الجلوس وتدوين ما قد تعنيه كل هذه الأشياء فالذي قد أكتشفته منذ زمن طويل مضى أنه علي أن أحصل على أفكاري أولاً ثم جمعها كلها في مكان واحد فهو بالواقع يستخدم جزء مختلف من عقلك للعودة والتساؤل ما الذي قد لا تعنيه هذه الأشياء بالنسبة لي؟ أقوم بتلك المرحلة لكن الأداة الاولى هو كل شيء يمكنه تحديد أفكار عشوائية محتملة وأفكار ذات مغزى

أحمد القرملي: إذاً إذا كتبت الأفكار بشكل رقمي أو يدوي وإذا كنا كأننا نضع الأشياء في السلة فيمكننا أن نقول أن الملفات هي الأشياء نفسها التي تطبق على العالم الخارج؟

ديفيد ألين: كل هذه الأشياء لأنك بشكل أساسي تريدهم أن ينخرطوا إلى عدد قليل من المداخل كلما أستطعت أن تقوم بذلك معهم وكلما أحتجت إلى ذلك واحد لكل متوسط تتعامل معه ومن الواضح أن البريد الإلكتروني هو سلة أوتوماتيكية التي تراكم بها الأشياء كما قد تحدثنا فهي تنتهي إلى هناك بالنهاية لكن من الواضح أن البريد العادي المادي والأوراق المادية والأشياء المضيئة التي لها بطاريات تنتهي فعاليتها كلها تتراكم في سلتي الخاصة ولا تنتشر في جميع أنحاء العالم كلها تتراكم هناك إلى حين أستطيع أن أقرر ما الذي أريد أن أفعله بها إذا كان أي شيء يحتاج إلى رقمية وتكنولوجيا المنخفضة، فمن الواضح أن أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو المفكرات اللولبية أو أشياء من هذا القبيل إنها أمور بالغة الأهمية حقاً

أحمد القرملي: شخصياً، ماذا تستخدم للقيام بهذه الخطوة؟

ديفيد ألين: استخدام هذه المفكرة الصغيرة التي تراها فإنها متواجدة دائماً على مكتبي، ولدي دفتر متوسط الحجم ومفكرة لولبية حيث أسجل ملاحظاتي عليها إذا كنت جالس على مكتبي وإذا كنت في مكان ما لفترة أطول من 20 دقيقة وكان هناك سطح للشقة فإنك سترى مفكرة مستقلة لأن لا أحد يعرف متى سيضرب البرق ومتى ستخطر الفكرة على رأسك فأنا أحتاج إلى تسجيلها على الفور فهذه الأشياء متواجدة معي على الدوام ولكن مع أقل تكنولوجيا فأنا أسافر مع مجلد أحمر فعندما يكون معي إيصالات وبطاقات بالملاحظات وبطاقات العمل من دفاتر ملاحظات الفنادق وأشياء من هذا القبيل فأنا أدونها كلها على المجلد الأحمر وقد أقوم بهذه العملية على متن الطائرة أو فقط أخذ المجلد الأحمر وأعود إلى حياتي المادية وعندما أعود إلى مجال مكتبي الخاص نتكون تلك الأمور كثيرة جداً وأنا لا أستخدم المدون الرقمي كثيرا أنا رجل ذا تقنية عالية جداً لكن من الخطر أن تضع أشيائك على العالم الرقمي فقط لأنها تكون بعيدة عن أنظار العقل

أحمد القرملي: إذاً أنت لا تستخدم إيفرنوت أو أية أداة أخرى وكأنها شيء مثل الدماغ

ديفيد ألين: ليس في مرحلة التسجيل البسيط لأنه عندما يكون علي تذكر هذه الأشياء فإنني أعود إليها مهما كان المكان الذي قمت بالتسجيل عليه فأنا أعود إليها وأقرأها من جديد ففي الواقع إنه أسهل بكثير أن تكون على مكان منخفض التكنولوجيا. وأن تكون دائماً أمامي لأقوم بتسجيلها بتلك الطريقة ومن الواضح أن الاشياء تأتي إلى بريدي الإلكتروني وفي بعض الأحيان أكون أعمل على أيفون و أتناول القهوة في مكان ما وتراودني بعض الأفكار فأقوم بإرسالها ببريد إلكتروني لنفسي كملاحظة من أيباد إلى بريدي الإلكتروني وهذا أمر ناجح فالأمور تتمحور حول هذه الطريقة. عندما كنت هنا في الولايات المتحدة لم أكن أقوم بذلك هنا في هولندا. فلم أكون أنظر إلى هذا ولم أكن بحاجة لهذا حقاً لكن هنا في الولايات المتحدة يقدمون خدمة فلديهم 800 رقم مجاني فقط أتصل بأحدها وأترك رسالة وخلال خمس دقائق فإنها ترسل كرسالة إلكترونية إلى بريدي الإلكتروني وهذه طريقة ممتازة إذا كنت على الطريق وراودتك أفكار عشوائية تريد تسجيلها و لتكون قادر على القيام بذلك ولكن في معظم الأحيان فقط مفكرة جيب صغيرة تعمل بشكل جيد جداً بالنسبة لي

أحمد القرملي: إذاً هذه هي مرحلة التسجيل؟

ديفيد ألين: نعم هذه هي مرحلة التسجيل, وهذه هي المرحلة الأولى والعادة الأكبر لأغلب الأشخاص الذين يرغبون بالتغيير لأن معطم الناس يعتقدون أن هذا الأمر لا يستحق هذا الوقت لأجلس وأدون هذه الأشياء مثل لو أنني كنت أريد أن أطعم قطتي أو مشاهدة فيلم قد نصحوني به أو الذهاب إلى مطعم ممتاز علي أن أجربه وهناك الكثير من الأفكار ربما أريد أن أضعها في ندوة سوف ألقيها. ومعظم الناس كسولة في القيام بهذا أو أنهم لم يدركوا القيمة من القيام بهذا أو الضرورة الحقيقة من المحافظة عليهم أو بناء دماغ خارجي ففي عقلك أنت لا يمكنك الجلوس والمرور بكل هذه الأشياء مرة أخرى في مستوى من اللاوعي إذاً هذا هو أول شيء والأسلوب الأول والعادة الكبرى التي على معظم الناس أن يتبعوها للقيام بالتغيير والجميع لديهم أدواتهم يمكنهم أن يستخدمونها للقيام بهذا

أحمد القرملي: إذاً أنت نشعر أنه من الخطر إذا قمت بتسجيل قوائم مختلفة وأشياء على حسابي على الإيفرنوت أو على البرامج المختلفة التي تعمل عليها؟

ديفيد ألين: إنه أمر خطير إذا تركتها هناك فقط أكثر من 48 ساعة

أحمد القرملي: حتى إن كنت أستمع إلى كتاب فعلي أن أكتب ملاحظاتي حول ذلك الكتاب المحدد وأنا أعلم أنني سأجدها هناك متى أحتجت إليها فيمكنني العودة إليهم

ديفيد ألين: هذا كي تكون مرجعك إذا كنت قد قررت بالفعل أنه سيكون مرجع لك لكن إذا لم تقرر ذلك بعد ما الذي تحتاجه لتضعه في سلتك فيمكنك بشكل أوتوماتيكي أن تقول إنه فقط مرجع فيمكنك أن تضع لصاقات على المكان الذي سترجع إليه فعمليتك ستتم بسرعة كبيرة وتكون قد قمت بالمرحلة الأولى والثانية والثالثة تقريباً في وقت واحد وعليك أن تسجل فكرة بأنه سيكون مرجعك أولاً نوضح ما الذي يعنيه هذا ثم نعين أين هو المرجع وهذا يكون ممتاز أنا أتكلم عن أستخدام إيفرنوت لتسجيل الأفكار العشوائية التي لم تقرر بعد ما الذي ستقوم به بها وما الذي تعنيه

أحمد القرملي: حسناً

ديفيد ألين: وهناك عليك أن تكون حذر جداً وأن لا تبقيها هناك لفترة طويلة

أحمد القرملي: إذاً أنت لديك مفكرة تدعى السلة أو شيء من هذا القبيل وكيف يمكنك توضيح تلك الخطوة لنا لتخبرنا أكثر عن الخطوة الثانية؟

ديفيد ألين: الخطوة الثانية بسيطو جداً فقط انتقاء شيء من شجرة القرارات فالسؤال الأول هل هو ممكن التنفيذ، نعم أو لا إذا كان يمكن تنفيذه الآن لكنه مجرد هراءات أو أنه مواد مرجعية أو أنه شيء يمكن تأجيله، عندها أحضنها (أي أجلها) إذاً المهام الثلاثة التي ليست للتنفيذ هي مجرد هراءات لذلك احضنها، أما إن كانت قابلة للتنفيذ عندها فعندها يجب أن تسأل نفسك ما هي الخطوة التالية تماماً وأحتاج إلى القيام به بعبارة أخرى إذا لم يكن لدي شيء آخر للقيام به لأرى كيف سيبدو عليه وما الذي سوف يحدث وهل هو شيء يمكنني القيام به على الكمبيوتر هل علي التحدث مع شركائي حول هذا الموضوع أو علي شراء شيء ما من متجر الأجهزة ما هو الإجراء التالي؟ إذا كان إجراء واحد وحيد هل سوف يكمل العملية مهما كان هذا الشيء قد يعنيه بالنسبة لك ثم سيكون لديك مشروع والآن ستحصل على النتيجة التي تريدها علي أن أشتري إطارات لسيارتي, أو أن أبحث عن صف للرقص أريد أن أنضم إليه أو أحتاج إلى توظيف مساعد فهذه الأمور سوف تصبح مشروعك والنتائج والإجراءات ستكون قرارات بالغة الدقة لتحقيق كل الأشياء العملية المتعلقة برسائلي الإلكترونية وملاحظاتي التي تأخذها إلى مقابلاتك وما زال عليك أن تقرر ما الذي عليك أن تقوم به الآن وما الذي ستخبرهم به وما الذي ستقوم به في هذا اللقاء وما الذي سيقوله الأشخاص الأخرين وأنت عليك أن تحافظ على مسار المقابلة لأن عليك أن تراقب ألتزامات الأخرين على الدوام وما الذي يقوم به الاشخاص الأخرين وأنت تحافظ على مسار كل تلك الأمور فهذه هي القرارات التي تجعل الأمور عملية حقاً نعم أو لا فإذا كان لا فإنها مرجع مهمل أو محتضن وإذا كان نعم فما هو الإجراء التالي وإذا كان هناك أكثر من إجراء واحد فما هي النتائج؟ فهذه القرارات المتخذة بشكل أساسي تتعلق بكل شيء وهذه هي الطريقة لتفريغ محتوياتك ضمن السلة عن طريق وضعها بتلك الحفرة لكن معظم ما قلته إذا رأيت معظم الناس يضعون قائمة فمعظم الناس لديهم شيء يبدو وكأنه نوع من قائمة يمكن القيام بها ولكن 99٪ منهم لا شيء سوى قوائم غير مكتملة معظمهم لديهم أمور تتعلق بالبنك في قائمة مكتوب فيها “أمي” أو “الطبيب” و عندما أسأله لماذا يوجد اسم أمك في هذه القائمة, يقول بأن عيد ميلادها قريب فأقول: أوه رائع, ما الذي ستفعله حيال ذلك يقول أنه لا أعرف,

أحمد القرملي: لذلك إذاً هل عليهم إعطاء الأولوية لها أم عليهم فقط أن يضعوها في مجلد خاص يدعى “العائلة”؟

ديفيد ألين: أولاً عليهم أن يقرروا ما الذي سيفعلونه حيال ذلك. إنه عيد ميلاد أمي هل ستفعل شيئاً حيال ذلك أم لا؟ هذا هو السؤال الأول يجب عليك تحديد ما إذا كنت ستفعل شيئاً حيال ذلك أم لا

أحمد القرملي: حتى لو كان الأمر بعد ستة أشهر و أنا أريد أن أضع مذكرة بعد خمسة شهور و التي هي قبل شهر واحد؟

ديفيد ألين: هذا مايدعى احتضان ، حيث قررت ألا تقرر. لقد وضعتها فقط في نطاق عدم القرار لذلك فلقد قلت لنفسك أنه ليس هناك أية تصرف حالياً بشأنها و لذلك فإن الاحتصان يتبع نطاق عدم القرار، فأنت لا تعرف بعد ما تفعل حيالها ستفكر بعيد ميلاد أمك قبل شهر.

أحمد القرملي: و يجب أن تجري مراجعة أسبوعية؟ لأنك تنسى تلك الأمور التي لم تقرر ما ستفعله حيالها إن هذا مهم جداً لأن قائمة المهام تكبر و أنت لا تقوم بأي شيء حيال ذلك

ديفيد ألين: هناك نوعان من الاحتضان، الأول هو النوع الذي أريد فيه مراجعته دورياً لأني قد أريد تفعيلها في أي وقت هناك نوع آخر من الاحتضان الذي لا أريد فيه أن أذكر نفسي خلال 6 أشهر المقبلة مثلاً لذلك لن تراها حتى ذلك الوقت، و هذا يذهب في مجلد مختلف ضمن التقويم أو في وقت آخر ضمن نظام سيظهره لك في ذلك الوقت و يذكرك بأنك قررت أنك قد تريد فعل هذا أو أنك تريد أن تقرر بشأن هذا لذلك فهذان هما نوعا الاحتضان هناك النوع الذي يراجع بشكل دوري الذي قد ترغب بتفعيلها في أي وقت كمثال جيد على ذلك قد يكون درساً ترغب بأخذه أو شيء تظل تقول لنفسك أنك قد تود تعلمه. قد أرغب بتعلم الطبخ الإيطالي أو اللغة الإيطالية أو أود أخذ درس حول برنامج الإكسل أو تصميم الانترنت. هذه هي الأمور التي قد أرغب بفعلها في مرحلة ما، لذلك قد أرغب برؤيتها بشكل دوري كجزء من المراجعة الأسبوعية

أحمد القرملي: لماذا 48 ساعة مهمة؟

ديفيد ألين: حسناً, كم من الوقت يمكنك ترك الأمور تأخذ مجراها؟ حسناً دعنا ننتقل إلى تنظيم الأمور تنظيم الإيميلات.

أحمد القرملي: أخبرنا المزيد عن هذه الخطوة التنظيم،

ديفيد ألين: بشكل أساسي عندما تحدد ما الذي يعنيه شيء ما فعليك وضعه حيث توجد الأمور المشابهة له أظن أني الشخص الوحيد الذي جاء بتعريف حقيقي لمى تعنيه كلمة منظم إنها تعني أن مكان تواجد الأمور تتوافق مع ما الذي تعنيه بالنسبة لك. لذلك عندما تحدد ما الذي يعنيه أمر معين لك مثلاً هل تريد أن تتذكر ذلك قبل شهر من عيد ميلاد أمك فعندها تكون حددت ما الذي يعنيه الأمر لك الآن عليك وضع هذا الأمر حيت توجد أمور مشابهة له ضمن نظام معين الذي يرجع لك الأمور بالطريقة التي تريدها إن كانت هذه مراجع, ملاحظات أخذتها عن كتاب الذي قد أرغب بالعودة إليها في مرحلة ما لاحقاً, في حال رغبت بذلك إذاً عليك وضعها في المكان المخصص للمراجع و المنظمة بطريقة واضحة لكن معظم الناس لديهم العديد من الأمور الغير منظمة لأنهم يكدسون الأشياء التي تعني أموراً مختلفة مع بعضها البعض معظم الأشخاص الذين يشاهدوننا أو يسمعوننا الآن لديهم على الأقل كومة واحدة من الأشياء حيث لا يمكن التعرف إليها و سبب ذلك أن لديهم أشياء تعني أمور مختلفة في تلك الكومة، مثلاً ماذا لديك على طاولة القهوة في غرفة المعيشة هناك أشياء للقراءة، أشياء يجب رميها بعيداً، هناك ذلك الشيء الذي يحتوي على مقالة تريد إرسال نسخة منها إلى شخص ما. إن كان لديك كل هذه الأشياء في مكان واحد، فإن عقلك سيتشتت لذلك فأنا لست شخصاً منظماً بالفطرة لكني منظم لأنني كسول جداً بحيث لا أريد أن أرهق نفسي بالتفكير حول ما يعنيه شيء ما. ما أن أقرر ما الذي يعنيه شيء ما فأنا أضعه في مكان حيث لا أضطر بالتفكير مجدداً ما الذي يعنيه. كل شيء في ذلك المكان له معناً مشابه لذلك الشيء. كل شيء في قائمة اتصالاتي هو عبارة عن مكالمة يجب أن أجريها. كل شيء في قائمة مشاريعي هو شيء أنا ملتزم بإنهائه خلال عام كل شيء في قائمة حديثي مع كاثرين هو شيء أريد التحدث مع كاثرين حوله في المرة القادمة التي أتحدث معها لذلك من الواضح أنه ليس علي التفكير مجدداً ما الذي تعنيه هذه الأشياء و هكذا عندما أكون في سياق الموضوع و أحتاج إلى تلك الأمور المتعلقة به, فيمكنني إيجادها في نفس المكان و ليس علي البحث عنها

أحمد القرملي: ما هي الأنظمة التي تستخدمها؟ الاكترونية و الورقية و الملفات هل يمكنك أن تطلعنا على بعض منها؟

ديفيد ألين: أظن أن النظام الأساسي هو النظام الالكتروني. هذا “الماك بوك” الذي أتحدث معك من خلاله إننا نستخدم برنامج لوتس نوتس في شركتنا لذلك فهو البرنامج الذي نستخدمه بشكل عام لكل إيميلاتنا و التواصل و قواعد البيانات و للتواصل الداخلي في الشركة أيضاً و فيه بريدي الالكتروني و مدير مهامي أيضاً أنا استخدم برنامج اسمه إي-برودكتيفيتي و المصمم خصيصاً ليتناسب مع لوتس نوتس إن صديقي الالكتروني ماك لقد تم تصميمها بهدف إنجاز الأمور جعل الأمور أسهل و أكثر انسيابية لجر الإيميلات و إجراء الاتصالات و أمور كتلك بشكل أساسي يوجد فيه كل وظائف إدارة المهام لذلك فيها كل قوائم مشاريعي و قوائم مهامي

أحمد القرملي: هل يوجد برنامج أندرويد لها أيضاً بحيث يمكنك مزامنته معه و رؤيته من خلال هاتفك أم أنه على الكومبيوتر فقط؟

ديفيد ألين: لا تستطيع, إنه بطيء من حيث التعامل مع نظام التشغيل إي بإمكانك فعل ذلك لكني نادراً ما أعود إلى هاتفي من أجل قائمة أعمالي, ربما من حين لآخر لكن معظم العمل الذي أقوم به أقوم به في مكتبي في منزلي أو أني أخذ حاسوبي الشخصي إلى مقهى قريب و هناك أقوم بعملي لذلك معظم الأمور التي أحتاج إلى النظر إليها مثل التقويم وقائمة المهام موجودون في لوتس نوتس لذلك فأنا استخدم ذلك على حاسوبي استطيع فعل ذلك, أعني أنه من الجيد مزامنة التقويم و كل تلك القوائم و بعض المراجع لدي حيث بكون بإمكاني العودة إليها عندما أكون خارج المنزل لكنها ليست مثالية أظن أنه لا يوجد نظام مثالي بعد التي تعمل على كل شيء كما أنه لدي أدوات أخرى و المراجع في كل مكان, بعض المراجع موجوة ضمن برامج ميكروسوفت أوفيس على الكومبيوتر يوجد فيها كل أنواع التسلسلات و المراجع لدينا تقريباً 20 إلى 25 قاعدة بيانات فعالة التي نتشاركها و نزامنها ضمن كامل الشركة و يوجد فيها الكثير من الأشياء, كما أنه لدينا برنامج لإدراة علاقة العملاء, حيث نستخدم “لونغ جامب” و التي هي أول برنامج الحاوي على مراجع تتعلق بالعملاء أنا شخصياً استخدم إيفرنوت للكثير من الأمور. أنا لا استخدم إيفرنوت من للتذكير أنا استخدمها للمراجع و هي أداة رائعة للمراجع لأنه باستطاعتك أن تقص و تلصق من الانترنت مباشرة كما أنها مدمجة مع مخدمات الحفظ على الانترنت لذلك أنا أستطيع مزامنة أشيائي

أحمد القرملي: و هل تستخدم العلامات أو الملفات، كيف تنظم الأمور في برنامج إيفرنوت؟

ديفيد ألين: أنا استخدم ملفات المفكرة و المكدسات. لذلك بشكل أساسي عندما تجر ملف مفكرة فوق ملف آخر فإن هذا يشكل مكدسة. فأنا لدي مكدسة اسمها “أماكن” و كل مكان أرغب باحتفاظ بمعلومات عنه كالمطاعم هناك أو أشخاص أعرفهم أو أمور قد أود القيام بها عند العودة إلى ذلك المكان موجودة في ملف المفكرة الخاصة بذلك المكان مع كل مايتعلق به ضمن الملف لذلك فهي أداة رائعة للتصنيف, وخاصة كيف تقوم أنت بهيكلتها, فلقد تطلب من اﻷمر 3 إلى 6 شهور لأتقلم مع كيفية يجب أن أنظم حسابي على إيفرنوت لأنها أداة قوية و بسيطة جداً قد تذهلك و أنت تحاول اكتشاف كيف عليك إنشاء مكدسات أو أي شيء آخر لقد وجدت، كمعظم الناس الذين أعرفهم أن العلامات غير عملية لأن عليك تذكر ما كان اسم العلامة التي استعملتها من أجلها و هي تتطلب الكثير من العمل لذلك فهي تزيد العوائق للتعامل مع الأمور لأنه إن كنت لم تستخدمه لكل شيء فهو لا يكون نظاماً حقاً. لأن النظام يجب أن يكون مطبقاً على كل شيء إن كنت تقوم بذلك جزئياً فهو لا يكون نظاماً عندها و لا تكون تثق بها, و عندما لا تكون تثق بها لا ترغب باستخدامها كنظام ستشعر بالكسل لتخطي كل هذه الحواجز و سيصبح الأمر عندها غير كامل و سيتوقف بعد فترة يوجد العديد من البرامج

أحمد القرملي: وماذا عن الملفات الغير مخزنة على الانترنت؟ كيف تنظمها؟

ديفيد ألين: مازال لدي ملفات ورقية أنا استخدم فهرس أبجدي بسيط. حالياً لدي ماسحات ضوئية و العديد من الأمور من السهل مسحها لذلك أنا أخزنها كملف الكتروني الآن لذلك ليس لدي نفس الكم من الأوراق كما كان لدي في السابق لكن مازال لدي بعض الملفات مثل ملف المال الهنغاري الذي أحضرته معي مؤخراً و نسيت نسخه في المطار و غالباً سأعود إلى هناك لذلك أحتفظ بذلك أنا لن أقول لك اسم الملف لأنك إن اقتحمت منزلي عندها يمكنك إيجاد كل ذلك المال الدولي

أحمد القرملي: العملات، ماذا تدعوها؟

ديفيد ألين: سيتطلب الأمر بعض الوقت قبل أن تصبح كل هذه الأمور الكترونية مثل جواز السفر أو أمور أخرى لذلك مازال هناك كمية كبيرة الملفات الورقية و المطبوعات و النسخ الاحتياطية الناس تدرك الآن أن النسخ الورقية تصمد أكثر من النسخ الاكترونية أنا أحب الجيل الجديد الذين لا يستخدمون الأوراق أبداً, أقول لهم نعم لكن انتظروا و سترون. مازال هناك أسباب لاستخدام النسخ الورقية لأنه عندما أذهب لاجتمع مع زبون ما أو لمناقشة مشروع ما، يكون من الأسهل التعامل مع المطبوعات فذلك أسهل من محاولة البحث عماتريد صفحة بصفحة على الكومبيوتر المفكرات، المذكرات. على الأغلب لن تجد أداة أفضل من المذكرات لمراجعة قائمتك بالإضافة إلى المراجع و رؤية كيف تندمج كلها بطريقة أفضل، فهي أسهل بكثير حتى لو كان لديك ثلاثة شاشات كبيرة على المكتب أمامك ستبقى غير قادر على رؤية العلاقة بين الأمور بنفس الطريقة عندما تنظر إليها على الورق المطبوع أنا لا أنحاز لأي منهما. كلاهما لديه سلبيات لكن الناس الذين يقولون أن كل شيء سيصبح الكتروني. أنا أتفهم أن الأمور تسير بهذا الاتجاه أكثر فأكثر لكن هناك أيضاً اتجاه معاكس حيث يوجد أشخاص تحاول معاودة استخدام الأوراق

أحمد القرملي: إذاً دعنا ننتقل للخطوة الرابعة، إعادة التفكير كيف تقوم بإعادة التفكير؟

ديفيد ألين: حتى إذا قمت بإدراك كل شيء و أوضحت ما تعنيه و نظمتها ضمن نظام جيد إن لم تقم بإعادة النظر إليها أو الاندماج مع محتوياتك فأنت ستنجر وراء الأخيرة و الأكثرها وقعاً و ستعود إلى عقلك لاحقاً لذلك بيت القصيد هو بناء عقل خارجي ذو ثقة إنها نوع من المفارقة حيث عليك استخدام عقلك لإخراج الأمور من عقلك عليك التفكير و تشغيل عقلك حول أشيائك بشكل دوري و هذا سيسمح لك بالتخلي عنها, و الوثوق بحدسك و محاكمتك العقلية العفوية أنا أمزح أحياناً و أقول أنني أفكر مرة بالأسبوع أنا أجلس و أفكر بكل شيء, كل التزام لدي كل مشروع و أطلع على كل قوائم مهامي أنظر إلى التقويم الماضي و المستقبلي, و أمور كهذه

أحمد القرملي: لكن هذه هي العناصر القابلة للإنجاز و ليس المراجع, مثلاً إن كان لديك ملف ضمن مجلد معين ألا تحتاج لمراجعته؟

ديفيد ألين: هذه هي الفكرة من المراجع. المراجع هي التي تعود إليها فقط عندما تكون هناك حاجة لذلك فهي بيانات بحسب الحاجة فليس هناك داعي لمراجعتها. أما إن كانت عبارة عن أشياء بحاجة إلى المراجعة فهي لا تقع ضمن فئة المراجع

أحمد القرملي: إذاً إعادة التفكير تتمحور حول معرفتك بأنك ستجد ما تريد في المكان المحدد أنك قد نظمت كل شيء مسبقاً إنها تتمحور حول العقل الخارجي الذي تملكه في مكان ما الكترونياً أو على الورق

ديفيد ألين: كل شيء عبارة عن خريطة للتوجيه فمثلاً إن كنت تنظر إلى التقويم و أفترض أنك قد اطلعت عليه خلال 48 ساعة الماضية فأنت تنظر إليها كأنها خريطة توجهك في المكان و الزمان, فعلى سبيل المثال إن كنت سأذهب إلى بودابست مرة ثانية فإن لدي قائمة بثلاثة مطاعم هناك التي كانت رائعة لذلك سأعتبر قائمة المطاعم خاصتي كطريقة لتوجيهي في حال أردت دعوة عميل على العشاء أو أردت طعاماً جيداً هناك. لذلك كل شيء هو في الحقيقة عبارة عن قوائم للمراجعة لذلك الخرائط, قوائم المراجعة و أدوات التوجيه كل هذه الأمور يمكن استخدام من أجل هكذا مهام

أحمد القرملي: إذاً كيف تنظم، أعتذر عن المقاطعة، هل تنظم أمورك بحسب الأماكن مثلاً لديك مجلد يدعى “المطاعم” و ضمنه لديك البلدان المختلفة و في كل بلد هناك عدد معين من المطاعم أم أن لديك مجلد لكل بلد و فيه يوجد كل شيء متعلق بذلك البلد؟

ديفيد ألين: هذا ما كنت تحدثت عنه منذ قليل إنه مجلد “الأماكن” في إيفرنوت، فإن كنت ذاهباً إلى هنغاريا فأنا أضغط على هنغاريا و أرى المطاعم الموجودة في بودابست و الأشخاص الذين أعرفهم هناك أو أي شيء جمعته من قبل و الذي قد أود رؤيته عندما أذهب إلى ذلك المكان. المحتوى، ستسمع المزيد عن المحتوى لأن عالم الكومبيوتر متوجه بذلك الاتجاه ما زال الأمر مبدئياً جداً الآن البرامج الخاصة بالمكان، إنها تلاحظ أنك ذاهب إلى المنزل لذلك فهي ستعطيك قائمة مهامك المنزلية لكنها مازالت بمراحلها المبدئية و لا ترتقي إلى مستوى تعقيدات حياتك لكنها المنحى الذي تتجه إليه الأمور إن عرف البرنامج أنني ذاهب إلى دبي إذاً ستبحث كيف هو العالم في دبي بالنسبة لديفيد و كل تلك البيانات ستكون مركزة أكثر لي أما الآن حالياً فأنا مازلت أعتمد على نفسي وأذهب أجمع هذه المعلومات من أماكن مختلفة لكن الأمور متجهة بذلك الاتجاه

أحمد القرملي: و هل تتمحور كل عملية الارتباط حول المبادرة بعمل؟

ديفيد ألين: إن عملية الارتباط ليست بالضرورة المبادرة بعمل يمكن أن تكون مجرد الذهاب إلى النوم مثلاً أنا مرتبط بصحتي و جسمي وطاقتي لذلك فأنا سأخذ قيلولة لذلك فإن معنى “غير العالم”…. في كتابي الأصلي وضعت كلمة “تصرف” كالخطوة الخامسة لكن كامل فكرة الإنتاجية تحتوي العديد من الأمور معها و هذا ما أحاول إعادة كتابته الآن لأن معظم الناس تظن أن الإنتاجية تعني العمل بجد أكثر لفترات أطول. لا الإنتاجية تعني تحقيق النتيجة المرجوة، إن كنت ستحاول الاسترخاء فترة الظهيرة لكنك لا تسترخي فإن هذه فترة الظهيرة هذه تعتبر غير مثمرة, لذلك كامل فكرة التغيير إن عملية الارتباط تعني أين تضع تركيزك الآن إنها لا تعني بالضرورة أن تقوم بعمل فيزيائي في أغلب الأحيان هي تعني ذلك، لكن التأمل في الحقيقة هي شكل من أشكال عملية الارتباط وهي عملية فعالة جداً على الأقل بالنسبة لي، لذلك فالأمر بتمحور حول توسيع فكرة أين تضع تركيزك و اهتمامك الآن هل أنت تشاهد ابنتك و هي تلعب كرة القدم أم أنك تستخدم هاتفك؟ أي منهما أهم؟ ما هو الأهم بالنسبة لك؟ لذلك المقدرة على تحديد ما الذي أنت مرتبط به الآن فهو المكان الذي تحتاج إلى التواجد فيه الفكرة كلها أن أياً كان الذي تقرر التركيز عليه و وضع اهتمامك و نشاطك فيه فهو الأمر الصحيح للقيام به بالنسبة لك

أحمد القرملي: إذاً ما الذي تنصح الناس به في هذه المرحلة الحساسة، فالناس لا تعلم كيف تحدد أولوياتها أو ما الذي عليهم اختياره، ما هو المهم بالنسبة لهم؟ إنه من الصعب تحديد ذلك أحياناً عندما تصل إلى مرحلة معينة…

ديفيد ألين: إنهم يقومون بذلك كل الوقت في كل مرة تقرر فيها القيام بأمر ما فأنت قمت بتحديد أولوياتك، كل شخص يقوم بتحديد أولوياته طوال الوقت لقد تم تقدير أن الإنسان يحدد أولوياته 50000 مرة باليوم و أنت لك حرية التفكير فيما تريد إن أردت معرفة كم مرة قمت بتحديد أولوياتك اليوم فأنظر إلى كم عمل قمت به اليوم في مرحلة ما كانت الأولوية الذهاب إلى الحمام و في مرحلة ما كانت الأولوية أن تتناول الغداء في مرحلة ما كانت الأولوية إرتداء حذاءك, الخ أنت تقوم بتحديد أولوياتك طوال الوقت أنا أفهم ما الذي تقوله، الناس ستقول نعم لكن كيف أثق بأنه كان الأمر الصحيح للقيام به حسناً لذلك قمنا بتحديد المستويات الستة من الالتزام و من الجيد أن تدرك الناس المستويات المختلفة من الالتزام مثلاً عندما تقول لنفسك أن عليك أو يجب أو من الأفضل، أو يحبذ أن تقوم بعمل ما لأن ذلك سيحدد ما هي أولوياتك. هناك 6 مستويات و لم أستطع تبسيطها أكثر من هذه الستة

أحمد القرملي: إذا كيف هي حياتك العادية و روتينك اليومي؟ مثلاً ما الذي تفعله؟ متى تستيقظ؟ متى تخلد للنوم؟ هل لديك يوم منظم؟ أم أن يومك يتغير باستمرار؟

ديفيد ألين: إنه يتغير باستمرار. الأمر الوحيد الذي أفعله كل يوم هو الاستيقاظ و حتى هذا ليس في وقت محدد

أحمد القرملي: في أي وقت تستيقظ؟

ديفيد ألين: أنا أنام طالما أستطيع فالنوم رائع لذلك أنا عادة أنام من 8 إلى 10 ساعات على الأقل فعادة ما أقوم به عملياً هو النظر إلى تقويمي و الذي أعتبره حجر الأساس فهي تسمح لي بمعرفة الوقت المحدد للأشياء والأمور لابد علي القيام بها وما هي الأومر التي علي معرفتها بالنسبة لذلك اليوم فتقويمي هو كالأرض المقدسة بالنسبة لي من حيث هذه الأمور الثلاثة فعادة في المساء قبل أن أنام أنظر إلى تقويمي لأعرف إلى متى يمكنني النوم لذلك أنا ألقي نظرة إلى اليوم التالي وأخذ لمحة عن الأسبوع بأكمله لأخذ فكرة كيف سأقوم بتنظيم هذا الأسبوع فلدي مثلاً هذا العمل الذي علي القيام به ولدي وقت فراغ غداً لذلك، فأنا أنظمه بتلك الطريقة و حقيقة أني أقوم بمراجعات أسبوعية بشكل دوري و كما تعلم فالمراجعة الأسبوعية مهمة للمحافظة على لإبقاء عقلك الخارجي مواكباً للأحداث وموثوقاً و استخدامه في خلق فائدة و استراتيجيات جيدة و تحديد الأولويات و ﻷني أقوم بذلك بشكل دوري، فليس علي صرف الكثير من الوقت في التفكير ملياً كيف سأنظم يومي. لقد أصبح أمراً بديهياً بالنسبة لي في هذه المرحلة أنا أقوم بالتخطيط قليلاً لأن الأمور تتغير بسرعة و هناك الكثير من الأمور التي تطرأ فجأة و التي أريد أن تكون لدي حرية القيام بها أحياناً يكون علي تنظيم الأمور لإنجاز عمل ما قبل موعده النهائي و عدم الإخلال بالتزاماتي مع أشخاص أخرين لكن هذه غالباً تكون واضحة و بعدها أنظم ما تبقى من الوقت لأفعل الأمور الأخرى التي أريد فعلها

أحمد القرملي: أليس لديك عادات معينة مثل تفقد بريدك الالكتروني في وقت محدد أو الكتابة في وقت محدد أم أنك تغير جدول أعمالك باستمرار؟

ديفيد ألين: أنا فقط أقوم بالذي أرغب بالقيام به حسناً، أي نظام تقويم تستخدم؟ أنا أستخدم التقويم الموجود في لوتس-نوتس، إنه كما لو كان أوتلوك فيه تقويم و بريد الكتروني و مدير مهام إن لوتس-نوتس يحتوي على ذلك أيضاً كأداة مدمجة أنا بحاجة إلى القيام بذلك ﻷن أشخاص أخرين في شركتي يحتاجون إلى الولوج إلى تقويمي، إن زوجتي كاثرين هي مساعدة المدير التنفيذي و هي تنظم تقويمي، لذلك فهي تستطيع الولوج إليه طوال الوقت

أحمد القرملي: وماذا عن إيميلاتك؟ كيف تتعامل معها؟ هل تستخدم خدمة البواب (غات-كيبر)؟ كيف تنظم إيميلاتك؟ هل تتفقد بريدك الالكتروني مرتين باليوم أو مرة باليوم؟

ديفيد ألين: ليس هناك وقت محدد لكني أتأكد من عدم وجود أي بريد غير مقروء كل 48 أو 72 ساعة لقد دربت نفسي بشكل عام على البدء بالمهام الأكثر بغضاً في بداية النهار عندما أكون بكامل طاقتي, لأتكمن من اتخاذ القرارات الصعبة و بعدها خلال بقية النهار أتسلى بالإيميلات و الانترنت، بحيث أنجز المهام التي لا تتطلب الكثير من الوقت, أنا فقط أحرص على إنجازها بشكل جيد

أحمد القرملي: العديد من الخبراء مثل رجال الأعمال يحاولون المحافظة على قائمة بثلاثة مهام لإنجازها كل يوم في قائمة المهام اليومية. برأيك كم عدد المهام الموجودة في قائمة المهام والتي يجب إنجازها مع أخذ الأهمية بعين الاعتبار؟ مثلاً هم يواظبون على إنجاز أمور مهمة بشكل يومي

ديفيد ألين: أنا لست واثقاً من طبيعة سؤالك معظم الأشخاص لديهم بشكل عام قائمة بـ 100 إلى 200 مهمة لإنجازها و هذا يتضمن كل شيء من الأشياء التي يودون شراءها من المتجر إلى الأمور التي يريدون التحدث حولها مع شريك حياتهم كل الأيميلات التي يريدون الرد عليها و كل الاجتماعات التي يريدون الذهاب إليها و كل الملفات التي يريدون أرشفتها أو تعديلها إن جمعت كل ذلك فستجد قائمة طويلة من المهام و معظم الناس تحافظ على نوع من الكوتا المنتظمة لكن إن أردت فليس هناك قاعدة صارمة حول ذلك لكن الرقم عادة يكون لمعظم الناس بين 30 إلى 100 مهمة, لذلك هناك قائمة طويلة من المهام لتختار منها و أنت تقوم بعميلة فرز لها باستمرار إن اختيار أهم أمرين أو ثلاثة منها ﻹنجازها ليس بفكرة سيئة لكني لا أنصح بالمبالغة في محاولة تنظيم نفسك لكي لا تشعر بالسوء إن لم تتمكن من إنجاز تلك المهام لأن الأمور يمكن أن تتغير بسرعة أقصد عليك تحديد ما إذا كان يجب إنجاز هذه المهام أم أنه في حال لم يحصل أي شيء فهذه هي الأمور التي تود القيام بها. أنا أعرف أن الناس الذين يتبعون منهجي بشكل جيد لديهم كل القوائم الالكترونية و الدماغ الخارجي معدين، و هم يقومون في الليلة السابقة بأخذ 3 أو 5 بطاقات و يكتبون بخط يدهم الأمور التي سينجزوها في اليوم التالي في حال كان لديهم الوقت لكن لديهم حرية تمزيق تلك البطاقة و إعادة كتابتها مجدداً عندما يتغير شيء في النهار و هذا أمر جيد و لا مشكلة به. بشكل أساسي أنت تقوم باستمرار بتحديد أولوياتك فمثلاً هل التحدث إليك الآن هو الأمر الذي علي فعلاً القيام به؟ قد أكون قد ارتكبت خطأ. أنا لا أعرف سأكتشف ذلك لاحقاً، لكن المقصد أنه يمكنني بكل بساطة رؤية كل شيء أنا لا أقوم به الآن و القول لا له لهذا أنا لم يتشتت انتباهي عما أمامي هنا معظم الناس الذين يشاهدون هذا يتشتت انتباههم إلى شيء آخر و لا ينتبهون إلى ما أنا و أنت نتحدث عنه ببساطة لأن جزء من عقلهم يرفض الوثوق بالمعلومات أو مذكراتهم أو القرارات التي اتخذوها أو أن القرارات التي تخذوها ليست ما يريدون حقاً لذلك فتلك الأفكار تظل تدور في رأسهم لذلك لا يستطيعون التركيز على أي شيء

أحمد القرملي: أنت لا تشعر بأن كون كل يوم مختلف تماماً مرهق مثلاً ليس لديك مهام يومية واضحة مثل كتابة المدونات أو كتاب جزء من كتاب, أو إجراء مقابلة واحدة أنت لا تنظم حياتك بتلك الطريقة؟

ديفيد ألين: لا

أحمد القرملي: ماهي أهم أساسيات الإدارة الذاتية؟

ديفيد ألين: التحكم و التركيز هما الأمران الأساسيان إن الأمر يتلخص بهما إنهما أمران مرتبطان جداً ببعض و عندما أقول التحكم أنا لا أقصد التحكم بمديرك أو أطفالك أو الجو أنا أقصد أن يكون لديك شيء تحت السيطرة مثل سيارتك أو اجتماع أو مكتبك أو رأسك. أقصد الثبات كأن يكون لديك مساحة تحت السيطرة أو مطبخك تحت السيطرة أو اجتماع تحت السيطرة هذا ما اتحدث عنه هذا الشعور بالسيطرة مهم جداً. بعدها التركيز مرة أخرى ما أن تحصل على الثبات عليك تحديد توجهك و هما أمران مرتبطان جداً حيث أنه عندما تفقد السيطرة يصبح من الصعب التركيز و عندما لا تركز ستفقد السيطرة لذلك فهما مرتبطان ببعض بشدة لكنهما أمران مختلفان.

أحمد القرملي: ما هو الفرق بين التركيز الأفقي و الشاقولي؟

ديفيد ألين: التركيز الأفقي هو عندما تنظم حياتك عبر جميع الجوانب المحيطة بك مثلاً هناك أطفالك و زوجتك و مهنتك و أصدقائك و صحتك و عملك و كل الجوانب المختلفة من عملك المقدرة على الرؤية من خلال كل ذلك حيث أنه خلال النهار أنت تقوم بهذا الأمر المحدد حول هذا الجزء المحدد من عملك أو أنك تتعامل مع هذا الأمر المحدد المتعلق بعلاقتك مع أطفالك أو أنك تتناول الغداء و الذي هو حول علاقتك بجسمك لذلك أنت تتنقل بين مجال واسع من العلاقات و هذا بشكل أساسي التحكم الأفقي التركيز العامودي هو عندما تفكر بإجازتك القادمة و كيف تفكر فيها و تخطط لها و تحصل على أكبر نفع ممكن منها لذلك فهو عندما تقرر التوقف عن التفكير حول كل أجزاء حياتك الأخرى و تركز الآن هذا الموضوع أو المشكلة أو المشروع المحدد و في الحالة المثالية بعد أن فكرت بإجازتي بكل المهام التي علي القيام بها من أجل الإجازة الآن علي وضعهم ضمن مجال تركيزي الأفقي بحيث عندما أذهب إلى المتجر مثلاً أستطيع أيضاً شراء الأمور التي أحتاجها للإجازة

أحمد القرملي: كيف يمكن تكوين وجهة نظر؟

ديفيد ألين: النظر من الأعلى, أرجع للخلف و ألقي نظرة حولك كما يقال عليك أن تدير الغابة بدل أن تضم الأشجار فقط و يمكنك فعل ذلك من الداخل إنها ليست فكرة سيئة أن تتدرب كيف ترجع للوراء. لهذا فإن التمارين و الممارسات التأملية جيدة جداً لأنها تترك مجالاً للأمور أن تبطء و تهدأ قليلاً لتتمكن من سماع الأمور الأكثر هدوءاً و ترى الأشياء من وجهة نظر أعلى إن ممارسة هذه التمارين التي تحدثت عنها يساعد كثيراً لمنع عقلك من التشتت بالأمور المختلفة مثل التفكير أن عليك شراء طعام القطط أو أنك نسيت إخبار مديرك أمرا أو أنك بحاجة إلى شراء شيء ما إن هذه الأمور تحدث ضجة و من الصعب تكوين وجهة نظر بتلك الطريقة, لكن ما أن تهدأ هذه اﻷصوات ستتمكن من استخدام كل الأفاق المتختلفة و تحديد كل المشاريع التي تريد العمل عليها لذلك توقف و ألق نظرة، و ألق نظرة على تقويمك لفترة 6 أشهر المقبلة و هذا سيعطيك مستوى مختلف من وجهة النظر

أحمد القرملي: إذاً التركيز على مشروع واحد هو تركيز شاقولي؟ و ما هي المراحل الخمسة من التخطيط المشروع؟

ديفيد ألين: حسناً أنا فقط عرفت ما الذي نقوم به بشكل طبيعي طوال الوقت إننا بشكل طبيعي نقوم بالتخطيط طوال الوقت و نحن نقوم بذلك حيث أولاً يكون لديك هدف مثلاً تريد لشيء ما أن يتحقق فالهدف هو الدافع الأول لكل شيء ما هو الهدف؟ ما هو الدافع؟ ومن ثم تأتي أفكارك الطبيعية الأولى حسناً هكذا سيكون الوضع إن حصل هذا الأمر أو كان ناجحاً، إذاً رؤية النجاح المستقبلية حيث تكون أنت الكاتب و المنتج و المخرج لها الأمور ستصبح هكذا أو العشاء سيكون هنا هكذا ستسير أمور الخطة الاستراتيجية أو هذه هي الشركة التي سأشتريها, وكل شيء سينجح ما أن تملك نظرة في مخيلتك و الذي لا يتوافق مع الواقع فهو يخلق توتراً و بعدها تبدأ عاصفة من الأفكار تراودك إنه يخلق عاصفة أفكار في عقلك، و تدرك حينها أن النظرة لديك مختلفة عما أنت عليه الآن إذاً ما الذي تفعله في هذه المرحلة هو خلق الفكرة تبدأ تفكر بأشياء ذات صلة محتملة مثلاً علي الذهاب إلى البنك أو ماذا عن الناس الذين لهم علاقة و في الواقع ما الذي تفعله في هذه المرحلة هو خلق عشوائي لأفكار ذات صلة محتملة و هي كعاصفة من الأفكار و هذه هي الخطوة الثالثة في مرحلة ما لا يمكنك تفادي الموضوع ما أن تشكل كل تلك البيانات تبدأ بالتفكير أيها أهم و أيها يجب أن يحدث أولاً و ماهي العناصر المهمة للموضوع, لذلك تبدأ بالتنظيم و الذي هو المرحلة 4 بعدها تأخذ كل تلك البيانات ذات الصلة المحتملة و تفكر كيف هي مرتبطة و هنا تبدأ باستخدام الجزء العقلاني التحليلي و النقدي من عقلك و تقول حسناً هذا ما نريد تحقيقه و هذه هي الخطة لذلك بشكل أساسي هذه هي المرحلة التي تضع فيها مثلاً المكونات الثلاثة أو الأربعة الأساسية أو هذه هي الأولويات أو هذا الذي يجب أن يحدث لإنجاح الأمر و هذه هي المرحلة التي تقوم فيها بهذا التفكير, و هي المرحلة الرابعة المرحلة الخامسة، على اعتبار أنك تريد لهذا الأمر أن يتحقق، كيف تجد المصادر اللازمة ما هي الخطوة التالية بالاعتماد على كل هذا التفكير؟ فأنت تنظر إلى خطتك و تحدد ماهي الخطوة الأولى و ما هي الخطوة التالية تماماً و ما الذي نحتاجه لإحداث تطور لذلك فهذه هي المراحل الخمسة الهدف، الرؤية, العاصفة العقلية, التنظيم و الخطوة التالية

أحمد القرملي: هل يمكنك أن تشرح لنا المزيد عن قوة الخطوة التالية و التركيز على النتائج؟

ديفيد ألين: حسناً إنه فقط عبارة عن عمل جيد، ما الذي نحاول تحقيقه , كيف نحدد مصادرنا لتحقيق ذلك؟ هذا بشكل أساسي معادلة الإنتاجية ما الذي نحاول تحقيقه و كيف نحققه مع أقل المصادر الممكنة لكن ما زال لديك نتيجة و فعل و هما أمران مختلفان ما الذي تحاول تحقيقه, و بشكل أساسي هذا دافع إنجاز الأمور ما الذي يعنيه ماتم إنجازه و كيف يبدو الأمر و يتم؟ لكن ما الذي يعنيه ما تم إنجازه ليس بسؤال بسيط، إن هذا السؤال يتم الإجابة عنه عندما ينتهي المشروع، عندما يوقعون العقد أو عندما تتأكد أن نظام الأمان في شركتك لم يفشل بعد شهرين ما الذي فعلته لإيصال ذلك الشخص للإدارة، لذلك هناك الكثير من الدقة في تحديد النتائج و توابعها ما الذي نحاول تحقيقه لكن الخطوة التالية، تلك هي الأمر الأساسي لأن ذلك يجعلك صادقاً حول إلى أي مدى الأمر حقيقي هل أنت مستعد للالتزام الأمر الفيزياي التالي الذي يجب أن يحدث و من سيفعله الخطوة التالية يجب أن تكون أمراً صلباً و مرئياً عقد اجتماعات لا يعتبر خطوة تالية لأن هناك العديد من الطرق و الأماكن التي يمكنك عقد الاجتماعات فيها هل هو عبارة عن إيميل سترسله أم محادثة ستجريها مع مساعدك ليعدوا الاجتماع أم أنه عبارة عن ذهابك إلى مكتبهم و النظر إلى التقويم كيف ستقوم بذلك حقاً بشكل فيزيائي؟ لذلك إن لم تقم بذلك إن كان لديك التزام برعاية أبويك المسنين أو لديك التزام لإمضاء عطلتك القادمة و تنظيم ذلك أو لديك التزام لإعادة تنظيم منزلك أو لديك التزام لرفع سقف حسابك البنكي لكنك لم تقم بالخطوة الفيزيائية التالية تماماً المطلوبة منك فأنت لست تحقق التزامك مع نفسك هناك جزء منك مازال منزعج و محبط و متوتر لأنك لم تحدد بعد ما الذي عليك فعله لأنه مازال هناك قرار عليك اتخاذه لذلك معظم الناس ليس لديهم هذا في قائمة مهامهم عادة ليس لديهم أي منهما. ليس لديهم نتيجة واضحة محددة و ليس لديهم خطوة تالية واضحة و محددة و هذا يعني أنهم لا يريدون النظر إلى قائمتهم لأنها تذكرهم بأنهم لم يكملوا بعد التفكير و اتخاذ القرار بشأن هذه الالتزامات و الناس تقول أنا ليس لدي الطاقة الكافية للتفكير واتخاذ القرار لذلك توقف عن تذكيري بالموضوع و معظم الناس لديهم تجارب ضعيفة مع مخططيهم أو قوائمهم أو منظميهم لأن كل ما يتم تذكيرهم به هو القرارت و التفكير الغير كاملة بعد لذلك فإن تحديد الخطوة التالية لتحقيق تلك النتيجة المحددة يتطلب في الحقيقة الكثير من الطاقة العقلية إنها لا تظهر فجأة معظم قوائم المهام التي أطلع عليها غير قريبة من ذلك حتى عندما ننظم كومبيوتر مدير ما أو أي شخص آخر يتطلب الأمر عادة يومان لجعل الناس تركز أفكارها واحدة تلو الأخرى فقط لإدراك كل الأمور التي تجذب انتباههم و هذا يتطلب من ساعة إلى 6 ساعات فقط لإنشاء قائمة بالأمور التي عليهم اتخاذ قرار بشأنها ومن ثم يتطلب الأمر يومان لجعلهم يعودون إلى كل عنصر من تلك القائمة و الإيميلات و تحديد ما هي الخطوة التالية بشأنها و إن كان هناك نتيجة يجب تحديدها بالإضافة إلى تحديد أي منها مراجع و أي منها قمامة و شرح عملية التوضيح يتطلب الكثير من الطاقة إن فعل ذلك يتطلب طاقة التركيز إن هذا لن يحدث بسهولة. عليك أن تجلس و تفكر لتقرر ما الذي يجب فعله

أحمد القرملي: ما هي الطريقة الصحيحة للتعامل مع المقاطعات حيث أننا نواجه مقاطعات بشكل دائم في حياتنا و مماطلات أيضاً

ديفيد ألين: ليس هناك مقاطعات، هناك فقط مدخلات غير منظمة فقط ما هي المقاطعة؟ هل هو شيء يجب عليك ألا تفعله أم أنه شيء يجب عليك إنجازه؟ شيء عاجل ظهر على سبيل المثال يجب عليك فعله، لماذا تعتبر ذلك أنه مقاطعة؟ المنظمة الوحيدة التي لا تواجه مقاطعات أو أزمات هي منظمة إخماد الحرائق, أليس كذلك؟

أحمد القرملي: ﻷنهم يعلمون أن هذا هو عملهم

ديفيد ألين: هذا مهم هذا هو ما يفعلونه.

أحمد القرملي: إذاً بما أنك تعمل مع الكثير من الأشخاص و الشركات الكبيرة أخبرنا ما هو أفضل مكان للعمل و أكثرهم كفاءة، من وجهة نظرك؟

ديفيد ألين: المكان الذي يتبنى منهجية كتاب “آليات إنجاز المهام” إن أماكن العمل المفتوحة سيئة من ناحية الإنتاجية إلا في حال قام الناس باستخدام هذه المنهجية لأنه إن قمت بتطبيق هذه المنهجية فلا يتم مقاطعتك الناس غير مضطرة لفعل ذلك أنت فقط ترسل لهم إيميل و أنت تعلم أنهم سيجيبون هذا لا يعني أنك لا تتفاعل مع الناس على العكس، إنها تحرر علاقاتك لتصبح اجتماعية و ودية أكثر بدل من محاولتك لجعل العمل ينجز عن طريق وقوفك أمام مكتبهم لذلك في بيئات العمل هذه، ما أن يكون لديك أشخاص تتبع منهجية “آلية إنجاز المهام” كبيئة عمل. إنهم رائعون. إنهم هادئون إنهم يتحركون بسرعة و بهدوء و أنت تستطيع رؤية ذلك عندما تتعامل مع أشخاص يتبعون هذه المنهجية إن لم يكن الناس تتبع هذه المنهجية، ستعاني عندها من الكثير من المدخلات المزعجة هذه هي الحالة التي تواجه فيها ما يطلق الناس عليها مقاطعات لأن الناس تأتي لعندك و تقول عذراً, هل يمكنك وضع هذا في ملاحظة أو هل يمكنك إرسال إيميل لي حول ذلك الموضوع؟ لكنك إن لم تتفقد بريدك، فعندها لا يمكنك أن تتوقع أن يفعلوا ذلك فهو نوع من التعاون المتبادل إنه رائع عندما يتبع الناس حولك هذا النوع من السلوك لأنه يرفع مستوى منظمتك

أحمد القرملي: في 2008 كتبت كتاب “كيفية إنجاح الأمور” بعد 8 سنوات من كتاب “آليات إنجاز المهام” ما كان هدف هذا الكتاب هل هو لشرح كيف تنجه بعد إنجاز المهام ماذا بعد ذلك, كيف تنجح كل ذلك؟

ديفيد ألين: إن الأمر كان حقاً حول أخذ الأمور إلى منحى أعمق و أشمل و فهم الأثار المترتبة عليها إن كتاب “آليات إنجاز المهام” كان أشبه بكتاب تعليمات حيث يشرح التقنيات و ما الذي قد تكتشفه خلال العملية في حين أن “كيفية إنجاز الأمور” كان عبارة عن شرح مفصل أكثر عما هو النموذج وكيف بدأ و لماذا انتشر حول العالم بتلك الطريقة

أحمد القرملي: هل ستنشر كتاب جديد بعد ذلك؟

ديفيد ألين: حسناً, لقد أعدت كتابة “آليات إنجاز المهام” إن النسخة الجديدة ستنشر في الربيع في آذار لقد كان الأمر ممتعاً, حيث أنه كان الوقت الصحيح لإعادة كتابته الذي لم يتغير هو المبادئ الأساسية و المنهجية و الآليات الأساسية لكن أمور أخرى تغيرت لأن من البديهي أن العالم بات الكترونياً أكثر لكن مجدداً ذلك لا يغير المنهجية و لقد أوضحت ذلك في مقدمتي الجديدة, في عام 2090 عندما بهبط أناس على المريخ سيحتاجون عندها إلى تحديد الأمور ذات صلة وسيحتاجون إلى تحديد ما هي الخطوة التالية باستخدام المصادر الموجودة على الكوكب لمغادرته لذلك فهذه الآليات أبدية. ستكون أليات جيدة للأبد. لكن مجدداً إعادة صياغة الكتاب ليتماشى مع الوقت الراهن كما أني أضفت معلومات جديدة مكتشفة في العلوم المعرفية و التي تدعم منهجية آلية إنجاز المهام مثلاً لماذا العقل الخارجي ليس مجرد ميزة إضافية بل أمر ضروري للناس ليتمكنوا من عيش حياة مستدامة هناك أمور رائعة في هذه النسخة فقط إعادة صياغته ليصبح عالمياً أكثر, أحمد إن أغلب ما تغير هو أني عندما كتبت الكتاب لأول مرة كان موجهاً للجمهور المهتم به أكثر من غيره و هو الخبيرون الجدد لذلك كنت تجد أشخاصاً ببدلة و ربطة عنق على غلاف الكتاب و أغلبه كان يتحمور حول إنجاز المهام و الإنتاجية و التي كانت نقطة تركيز و الخبراء الجدد الذين كانوا يعانون أكثر من غيرهم بعالم الإيميلات و كثرة المهام و الشركات الصغيرة و العولمة و كل تلك الضغوط

أحمد القرملي: إذاً يوجد فيه الآن المزيد من الأمثلة و الشرح؟ هل هو كتاب أكبر؟

ديفيد ألين: نعم، إنه يحتوي على ثلاثة فصول إضافية إن التغير اﻷساسي أن الجمهور هو من توسع ليضم رجال الدين، الطلاب، ربات البيوت, الأطباء المحامين، الموسيقين و الفنانين لقد علمت حتى قبل كتابة الكتاب لأول مرة أنه كان فعالاً للجميع، لكني أظن أننا نعيد صياغته ليصبح دليل كامل للحياة حول كيفية تنظيم مجرى سير حياتك و فهم أن منهج أو ما نطلق عليه اسم منهج جي-تي-دي هو منهج حياة، أقصد أنه يساعد في تحديد كم ستجيد اللغة الإيطالية، كم ستجيد المبارزة؟ كم ستجيد عبادتك الدينية؟ كم يمكن أن تجيد ألية إنجاز المهام من حيث هذه المنهجية لقد كان كنوع من الاعتذار استخدام كلمة إنتاجية حيث وضحت أنها تعني الكثير من الأمور العديد من الناس تفكر بالأعمال و الانشغال عندما أفكر بالإنتاجية و ليس حول نمط الحياة المسترخي و العفوية ذات المعنى و هو السبب الذي فعلت ذلك لذلك فقد كنا نعيد تسويق و ترتيب أنفسنا لنصبح واقعيين أكثر حول من نحن

أحمد القرملي: إذاً “كيفية إنجاح الأمور” ليس حقاً حول إنجاح الأمور؟

ديفيد ألين: ليس حقاً، إنه حول الارتباط بعالمك بشكل مناسب لتكون مرتبطاً بعالمك بشكل مناسب، يجب عليك أن تمتلك درجة من الارتباط مع آلية إنجاح الأمور, لكن الارتباط المناسب أعني كم عدد الأمور التي لا نقوم بها أنا و أنت بينما نتحدث مع بعض؟ السبب الوحيد الذي يجعلنا نكون هنا و نستمتع بينما نقوم بهذا هو بأن نتأكد من ارتباطنا بشكل جيد مع كل شيء أخر لكن من الافضل أن تعرف ما هو على عكس أن ترهق نفسك بالتفكير بانك تظن أنك تعرف ما هو و تتمنى أنه لن يخذلك، هذا ارتباط غير مناسب

أحمد القرملي: إذا ما هو النجاح الطويل الأمد و هدف ديفيد ألن؟ و كم حققت منه حتى الآن؟

ديفيد ألين: أقصى ما يمكنني فعله في هذا العالم بواسطة هذه المنهجية قبل أن أتقاعد لقد قلت فقط دعنا نمارس ما أؤمن به و نرى مدى كفاءته و بواسطة الجهد الذي أبذله, أستطيع تحسين حياة العديد من الأشخاص، لذلك هذا ما أفعله

أحمد القرملي: ما هي هواياتك الآخرى؟

ديفيد ألين: أنا أحب النبيذ الجيد و الطعام الجيد و أحب استكشاف المدن الجميلة لذلك إن أتيت إلى أمستردام و نظرت عبر نافذتي فسترى أني أنا في الطرف المقابل لمتحف ريكس أخترب و أجرب ثقافات جديدة خاصة العالمية منها و المثيرة مثل هولندا و أمستردام و أحب ترتيب الزهور، جلب زهريتي اليابانية و ترتيب زهوري و السير مع كلبي و الاستمتاع بالهواء الطلق و الاسترخاء و العفوية

أحمد القرملي: ماهي أهم عوامل النجاح بثلاث كلمات؟

ديفيد ألين: الأصالة والوضوح والاستقرار

أحمد القرملي: ما هي أكبر لحظة فشل في حياتك و ما الذي قد تعلمته منها؟

ديفيد ألين: أنا لا أظن أني واجهت أي فشل في حياتي فأنا أرى أنها كلها أوصلتني إلى ما أنا عليه الآن

أحمد القرملي: الملاحظات الراجعة؟

ديفيد ألين: نعم الملاحظات الراجعة و تصحيح المسار نعم لقد اختبرت العديد من الأمور والتي قادتني إلى حافة الطريق لكني تعلمت منها لذلك فأنا لن أستبدل بتلك التجربة لأنها حقاً علمتني أين تقع هذه الحواف وكيف أعود منها إلى المسار الصحيح و لقد تعلمت الكثير خلال تلك العملية أظن أن أكبر غلطة كانت عدم ثقتي بحدسي و ما الذي كان الأكثر صدقاً و الجزء الحقيقي مني حقاً كان عندما لم أستمع إلى ذلك لفترة طويلة, لكن مع ذلك أنا أؤمن بالتعلم من خلال تجارب الحياة لأني تعلمت أن هناك ذلك المكان الذي أحتاج للعمل عليه و أتأكد من أني أعمل من ذلك المكان

أحمد القرملي: إذاً إذا أتيحت لك الفرصة، فماهي النصيحة التي قد توجهها لنفسك القديمة؟

ديفيد ألين: أسترخي و استمتع بوقتك

أحمد القرملي: ما هي العادات التي تحاول تطويرها للبقاء كفوءاً؟

ديفيد ألين: عادات لأبقى كفوءاً، لدي كل العادات التي أحتاجها لذلك أنا فقط بحاجة للمحافظة عليها. لكنني أحاول أن أقوم بها بأفضل ما يمكن فالأفضل لك أن تحافظ على الأفضل فالكسل يبقيك في مكانك, أنا أعطي لنفسي الأذن بعدم التفكير بالكثير من الأشياء فأتحرك بطريقة عفوية لكن أبقى منتبهاً لكي لا أبالغ بالموضوع ومن خلال هذه النقطة سأصبح بعمر 69 سنة بعد بضعة أسابيع وأكون بهذا لقد بقيت أعمل مع هذه المواد لحوالي 35 سنة, إنها متأصلة في داخلي بشكل تام فأنا أعرف متى علي الخروج وأسقط بشكل منتظم, فإذا لم تسقط خارج هذه اللعبة بشكل نظامي فربما أنت تلعب لعبة كبيرة بما فيه الكفاية, فأنا فقط لا أعطي لنفسي أية أعذار

أحمد القرملي: كيف تغير مزاجك عندما تشعر بالاكتئاب؟ ما الذي تفعله؟

ديفيد ألين: أتحرك و أقوم ببعض الأعمال لا شيء يتغلب على ذلك.

أحمد القرملي: إذاً أنت تخرج و تغير مكانك؟

ديفيد ألين: أنظف الدروج، أغسل الأطباق، أو ألعب مع كلبتي إنها لا تمانع أبداً. نعم, إنهم يقولون أن الكلاب تجعلك تعيش اللحظة

أحمد القرملي: ماهي أكثر ثلاثة تطبيقات تستخدمها في هاتفك الذكي؟

ديفيد ألين: أكثر ثلاثة تطبيقات، خرائط جوجل و خاصة أنا أسافر كثيراً هذه الأيام لذلك فهو ضروري جداً, خرائط جوجل و لعبة “كلمات مع الأصدقاء” , عندما أكون أنتظر دوري ألعب سكرابل مع أصدقائي حول العالم إنها طريقة ممتعة لقضاء الوقت أنا أقرأ جريدة نيويورك الموجودة على هاتفي الذكي إنها طريقة أخرى لقضاء الوقت إن كان لدي وقت فراغ أو شيء من هذا القبيل و كل الأمور الأخرى الاعتيادية مثل التقويم و البريد الالكتروني و أمور كهذه, فأنا أتفقدها من وقت لآخر هذا تقريباً كل شيء فأنا لا أقضي الكثير من الوقت على هاتفي الذكي

أحمد القرملي: هل تستمع إلى أي نوع من الموسيقى أثناء عملك؟

ديفيد ألين: أنا استمع عادة إلى الموسيقى الكلاسيكية لدي قائمة بالموسيقى الكلاسيكية لكني استمع إلى الكثير من فيفالدي و باخ و موسيقى باروك الكلاسيكية، هذه هي مقطوعاتي المفضلة

أحمد القرملي: هل تتبع أي روتين لكي تنام ؟

ديفيد ألين: لا

أحمد القرملي: أنت تنام فقط؟

ديفيد ألين: نعم، أنا فقط أنام. لقد بدأت بأخذ قيلولة لقد تعلمت ذلك من طوني شوارتز, إنه صديق لي الآن لقد كتب “مشروع الطاقة” و أنا أجريت بحثاً معمقاً حول النوم و وجدت الكثير مكتوباً حالياً حول أهمية النوم لإنعاش عقلك، و أظن أن غفوة لمدة 22 دقيقة عند الساعة 2 ظهراً لذلك بدأت بتطوير عادة بفعل ذلك أنا أنام لمدة 5 دقائق و الأمر رائع

أحمد القرملي: ما هي أنواع الكتب التي تحب قرائتها, ماهي كتبك المفضلة؟ هل يمكنك إطلاعنا على بعض كتبك المفضلة؟

ديفيد ألين: أنا لا أقضي الكثير من الوقت في القراءة حالياً أنا أقرأ كتب أحتاجها عن تاريخ أمستردام و أماكن أخرى أزورها, لذلك أنا أحب ذلك التاريخ الفكري و التاريخ الثقافي إنها رائعة، إنني أقرأ كتاباً عادة كل أسبوع أو اثنان من أجل دعم أصدقائي لذلك أحياناً, لا يكون لدي الوقت لقراءتها كلها لذلك أنا فقط أتصفحها و أطلع على ما كتبوه لكن من حين لآخر أجد كتاباً الذي أحبه و أجده جيداً حقاً أظن أن لدي العديد من الكتب المفضلة مثل كتاب تشارلز دويج “قوة العادات”، إنه كتاب جيد و كتاب آدم جرانت أظن أسمه أعط أو “خذ وأعط”، إنه كتاب رائع أظن أنه يوجد المئات من الكتب خلال 30 سنة الماضية

أحمد القرملي: ما هي الأمور التي تجعلك سعيداً حقاً؟

ديفيد ألين: المقدرة على تحسين حياة الأخرين و المقدرة على إحداث تأثير فيها بحيث يصبحون قادرين على توسيع حرياتهم و شعورهم بالتطور و التقدم. لا يوجد شيء أفضل من هذا

أحمد القرملي: أخر سؤال, كيف يمكن للناس الاتصال بك؟

ديفيد ألين: عبر بريدي الالكتروني David@David.co.com و يمكنك إيجاد الكثير من الأمور الرائعة عبر موقعنgettingthingsdone.com يمكن للناس الذهاب إلى هناك و الاطلاع على الكثير من الأمور المشابهة

أحمد القرملي: شكراً لك كثيراً على المعلومات القيمة و مشاركتنا سيرة حياتك الرائعة، شكراً لك أنا ممتن لذلك حقاً

ديفيد ألين: من دواعي سروري أحمد, حظاً سعيداً لكم جميعاً

أحمد القرملي: شكراً للجميع, كونوا كفوءين و ابقوا كفوءين أراكم قريباً مع خبير أستراتيجي آخر